Assistant(e) de direction des services techniques (H/F) chez MAIRIE PLOUGOUMELEN

La mairie de Plougoumelen recherche un(e) assistant(e) de direction aux services techniques.

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services et du Directeur des Services Techniques, l’agent a pour missions principales :

Assurer l’accueil téléphonique des services techniques de la commune :
– assurer un accueil de qualité : hiérarchiser les demandes, orienter vers les bons interlocuteurs (services mairies et partenaires, et dans une moindre mesure les usagers de la commune),
– assurer le premier niveau de réponse aux demandes des usagers
– gestion de la boite mail pour les agents (répartition)

Gestion administrative – Ressources humaines :
Suivi administratif :
– des plannings des agents (en lien avec le DST et son adjoint),
– des congés payés en lien avec le DST,
– des temps de travail en lien avec la DRH,
– création de la trame des plannings hebdos et pré-remplissage des missions récurrentes avant la réunion de fin de semaine.

Gestion administrative – Comptabilité / finance :
– suivi du budget du service et de la comptabilité analytique,
– saisie et mise en forme les documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports.), connaissances Excel 1er niveau minimum,
– gestion du circuit des demandes de devis et des bons de commande et en assurer le classement informatique.

Gestion administrative – Technique :
– gestion des demandes de DT/DICT,
– classement et archivage des arrêtés,
– sauvegarde des documents informatiques (serveur),
– gestion en autonomie des demandes de 1er niveau et/ou d’urgence avec les agents (ex : rendez-vous avec l’entreprise pour devis, transmission des demandes type ramassage d’animaux sur la voie publique, sollicitation agent pour les petites urgences etc.),
– suivi des manifestations : archivage, transmission aux agents concernés) et alerte sur points de vigilance,
– gestion des remplacements en cas d’absence (CMO et CA) : définir les besoins en mode dégradé et assurer les simulations de plannings hebdo puis transmission des nouvelles missions aux agents,
– identifier et proposer les besoins en matériel et/ou humains supplémentaires par rapport aux activités planifiées pour les agents.

PROFIL RECHERCHE – une expérience sur un poste similaire est vivement souhaitée.

Connaissances :
– connaissance de l’environnement institutionnel et des collectivités territoriales,
– connaissance des techniques et outils de communication,
– maitrise des outils informatiques et bureautiques,
– maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire,
– techniques de régulation et d’écoute,
– maitrise des logiciels Word, Excel et messagerie Outlook.

Savoirs faire :
– organisation et méthode,
– mise en œuvre des techniques de rédaction d’un courrier administratif,
– connaissances comptables de 1er niveau.

Savoir être :
– à l’écoute et doté d’un bon relationnel,
– disponible,
– dynamique et force de propositions,
– rigoureux,
– savoir respecter la confidentialité,
– savoir gérer les situations de stress,
– réactif,
– adaptabilité, anticipation.

CONDITIONS D’EMPLOI
Emploi permanent à pourvoir en priorité par voie de mutation au 01er janvier 2025, à défaut par voie contractuelle.
Temps complet (35h/semaine) du lundi au vendredi.

COMMENT POSTULER ?
Merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation + 3 dernières évaluations professionnelles pour les agents titulaires) à Madame le Maire, 5 rue Yves de Pont-Sal, 56400 Plougoumelen ou par mail à l’adresse rh@plougoumelen.fr