Assistant(e) de Direction de l'Urbanisme (H/F) chez Ville de Rueil-Malmaison

Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction :
· Assurer l’organisation de l’agenda (rendez-vous et réunions) en fonction des priorités
· Rappeler les informations permanentes et transmettre les messages
· Organiser les déplacements de la direction
· Gérer et alimenter la base de contacts
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
· Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Accueil téléphonique et physique :
· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
· Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville
· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Suivi des projets et activité de la direction :
· Organiser et planifier les réunions et Commissions
· Vérifier les ordres du jour en concertation avec la direction
· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse…)
· Organiser le classement et l’archivage des dossiers
· Assurer la liaison d’informations avec le directeur général, les directeurs généraux adjoints, le Cabinet du Maire
· Travail en transversalité
COMPÉTENCES ET QUALITÉS
·        Niveau Bac à Bac +2 (BTS assistant de direction) ou expérience souhaitée
·        Maîtrise des outils bureautiques, pack Office, Outlook
·        Capacités rédactionnelles et relationnelles
·        Être force de proposition
·        Capacité d’organisation
·        Faire preuve d’ouverture d’esprit et de curiosité
·        Connaissance des politiques publiques et fonctionnement d’une collectivité territoriale
·        Connaissance de l’organigramme de la ville
·        Capacité à hiérarchiser les priorités
·        Rigueur, réactivité, autonomie
·        Expérience souhaitée dans le secteur public
·        Confidentialité
·        Connaissance du domaine de l’environnement de l’urbanisme serait un plus
CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu : Hôtel de Ville
Horaires : 8h30/9h00 – 12h30 / 14h00 – 18h30
Travail en équipe : non
Travail en extérieur : non
Vêtement de travail ou équipement de protection individuel : non
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap