Assistante de direction de la DGA Aménagement F/H chez Suresnes

Missions

Présentation de la Ville

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ❓

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes / hommes, du handicap et du dialogue social.

Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et variés et une équipe pleine d’énergie et riche de profils aux compétences variées.

Votre rôle :

En charge de l’interface entre le comité de direction de la DGA et le DGS, le cabinet du Maire, vous planifiez et assurez la gestion des agendas des membres du CODIR de la DGA, des préparations de dossiers aux réunions et un suivi des tableaux de bords

Facilite l’activité du DGA en assurant une bonne circulation de l’information et prend en charge au quotidien les tâches administratives et de secrétariat.

Missions :

Accueil :

• Réceptionne, filtre et oriente les appels, effectue les relances

• Donne une information de premier niveau et oriente vers les bons interlocuteurs

• Accueil physique des rendez-vous

Appui administratif :

• Assiste le DGA et ses directeurs dans l’organisation de leur plan de charge

• Gère l’agenda du DGA et de ses directeurs et organise la logistique des réunions

• Assure le suivi des courriers pour la DGA de l’outil GED, des parapheurs, en relation avec l’assistante du DGS

• Actualise les outils de suivi d’activité « fiches projets de la DGA »

• Rédige et met en forme et mise en forme de courriers et notes

• Met à jour avec les services le rapport d’activité

• Participe à des réunions et rédige le compte rendu

• Assure la diffusion d’informations à la Direction

• Assure le lien avec les secrétariats de la DG, DGA et du cabinet du Maire

• Assure le respect des échéances pour la DGA

• Contrôle le classement et l’archivage des données

• Gère la dénonciation des PV sur la plateforme ANTAI

Correspondant RH :

• Assure le suivi des heures supplémentaires de la DGA

• Assure le suivi des congés des agents et des entrées/sorties de personnel (planning, logiciel congés, interface RH-agents, autorisation de conduite)

• Assure le suivi du plan de formation

• Centralise les campagnes RH : CREP, promotion, avancements est garant des échéances

Activités spécifiques et transverses :

• A une fonction d’alerte en cas d’imprévu et soutient le DGA

• Peut-être associé à la réflexion concernant différents projets transversaux

• Est force de proposition sur les processus organisationnels et la gestion de dossier

• Travail avec la communication sur la mise à jour des informations de la DGA (site internet etc…)

• Organisation des congés à prendre en lien avec les autres assistantes des DGA

Profil

Nous recherchons une assistante de direction rigoureuse, proactive et dotée d’un excellent sens de l’organisation, afin de soutenir efficacement la direction dans ses missions quotidiennes.

Compétences et qualités requises :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)

• Solides compétences en organisation, gestion des priorités et respect des délais

• Discrétion, sens de la confidentialité et grande fiabilité

• Aisance rédactionnelle (courriels, comptes rendus, notes internes…)

• Bon niveau d’orthographe et de grammaire

• Capacités relationnelles et sens du service

• Réactivité, autonomie et esprit d’initiative

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et exigeant

Formation et expérience :

• Formation de type Bac pro en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent

• Expérience confirmée (3 à 5 ans minimum) à un poste similaire, idéalement dans un environnement similaire

Informations complémentaires

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d’aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l’application de l’article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Poste à pourvoir rapidement.

CV et lettre de motivation à adresser à l’attention de Monsieur le Maire.