Assistant(e) de Direction - CDI Paris-La Défense chez TotalEnergies

Expérience confirmée ou non, vous avez le souhait d’évoluer dans un environnement international et exigeant,

Vous faites preuve d’une grande rigueur et de précision, d’un réel engagement dans votre travail et dans la vie de l’équipe,

Vous êtes curieux(se), adaptable, agile, impliqué(e) et orienté(e) client/résultat. Vous avez un sens aigu du service et n’hésitez pas à prendre les initiatives nécessaires à l’optimisation et simplification des processus.

Vous contribuez à la vie de l’équipe et au bon fonctionnement de l’organisation afin de garantir le bon équilibre entre qualité de vie au travail et continuité de service.

Vous possédez un bon niveau d’Excel. Vous êtes habitué(e) à utiliser l’outil SharePoint. Une connaissance de Power Bi serait un plus.

Votre anglais est courant, une autre langue serait un plus .

Activités

Les principales missions sont :

Accompagnement du directeur Afrique du Nord, du directeur Libye et des personnes de l’équipe :

• Gestion de leurs agendas
• Gestion directe des missions et notes de frais pour les collaborateurs siège.
• Contribution à la consolidation de dossiers voyages du Président ou de ses N-1, N-2

Assistance Filiales :

• Accueil et assistance aux Directeurs de filiales et aux collaborateurs MENA de passage
• Répondre aux demandes ponctuelles des filiales
• Suivi des fiches de dérogation pour les pays à risque, utilisation de DocuSign
• Gestion des visas pour la Libye, pour MENA et hors MENA

Accueil visiteurs et délégations étrangères

Equipe Assistant(e)s MENA :

• Contribution à l’optimisation des process visant à préserver la qualité de vie au travail tout en assurant une continuité de service
• Fonctionnement en binôme (pour les absences)
• Back-up officiel de l’assistante du directeur Moyen-Orient et Afrique du Nord

Contribution à la vie de l’équipe (Teams équipe, convivialité, séminaire, …)

Contexte et environnement

La Direction Géographique Moyen-Orient et Afrique du Nord (MENA) de la branche Exploration et Production de TotalEnergies, implantée dans une dizaine de pays, compte plus de 700 collaborateurs dont près de 480 expatriés. Son siège, basé à Paris, compte environ 10 collaborateurs.

Rattaché(e) au Directeur Afrique du Nord, le ou la titulaire du poste sera en charge d’assurer l’assistanat pour les délégations Algérie, Chypre, Egypte et Lybie. Il ou elle aura également la responsabilité d’assurer le remplacement de l’assistante du directeur de la direction géographique MENA, dès que nécessaire.