ASSISTANT(E) DE DIRECTION BILINGUE ANGLAIS (H/F) chez 38

Organisation de l’agenda du Dirigeant et accueil :

– Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.) ;
– Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
– Accueillir physiquement les rendez-vous ;
– Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.) ;
– Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.) ;
– Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du Dirigeant :

– Réceptionner et trier le courrier par e-mail pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles ;
– Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
– Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
– Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
– Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
– Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.) ;
– Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
– Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.).

Communication

– Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.) ;
– Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Activités éventuelles
– Participer à l’organisation de la logistique des salons professionnels,