Assistant(e) dans un cabinet ministériel H/F chez Direction des services administratifs et financiers du Premier ministre

Le Cabinet du Premier ministre est composé d’un certain nombre de conseiller(e)s, directeur(rice), chef(fe) de cabinet dont la mission est de mener à bien les différents projets du gouvernement.

Les assistant(e)s sont placé(e)s sous l’autorité fonctionnelle des membres du cabinet et rattaché(e)s hiérarchiquement à la direction des services administratifs et financiers (DSAF), plus précisément à la sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT).

Vous travaillerez en brigade, sur un volume horaire de 35h/semaine avec les horaires de brigade suivantes :

• L’assistant(e) du matin effectue les horaires suivants : 08h00 – 15h00 ou 08h30 – 15h30

• L’assistant(e) de l’après-midi effectue les horaires suivants : 14h00 – 21h00

Vous assurez des missions au sein d’un pôle (secrétariat particulier ou secrétariat de directeur(rice)/chef(e) de cabinet /directeur(rice) ou de conseiller(e)s).

Vous aurez pour missions principales :

· La gestion des rendez-vous et planning d’un haut responsable ;

· L’accueil téléphonique, le filtrage d’appels et l’accueil des invités ;

· Les liaisons en interne et externe ;

· La préparation et l’organisation de réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …) ;

· La conception et rédaction de courriers, rapports, notes ;

· Le traitement du courrier et la gestion de la messagerie électronique de son pôle ;

· Le traitement et la transmission des décisions, notes, contrats en interne et en externe ;

· La prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction ;

· Liste non-exhaustive – les missions peuvent varier selon les secrétariats et les pôles.

Titulaire d’un BTS ou équivalent, vous justifiez d’expériences d’au moins 3 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel.

Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint…).

Vous faites preuve d’esprit d’équipe, de qualités relationnelles, de discrétion professionnelle, de dynamisme, de réactivité, de rigueur et d’organisation.

Connaissances :

· Techniques de secrétariat bureautique, classement et archivage ;

· Outils bureautiques (pack office), outils de communication informatique (Messagerie, Internet,…) ;

· Environnement professionnel (éléments de culture administrative notamment du secteur public) ;

· Expérience en assistanat de Cabinet souhaitée. Savoir-faire :

· Excellentes compétences en expression orale et écrite

· S’adapter aux différents interlocuteurs, filtrer et orienter les informations ;

· Gérer des dossiers et informations sensibles ou confidentiels, rédiger et mettre en forme des documents.

Savoir-être :

· Disponibilité, discrétion, sens du travail en équipe ;

· Dynamisme et réactivité, sens de l’organisation.