Assistant(e) Administrative chez Teleflex

RÉSUMÉ DU POSTE : Effectuer des tâches Administratives dans le cadre de la Conformité, de la Qualité et des Affaires Règlementaires, des Appels d’Offres, liées à sa fonction.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Description des principales fonctions et responsabilités du poste. Support administratif de la Conformité :

➢ Mise en œuvre des formalités administratives relatives au Dispositif d’Encadrement des Avantages (DEA ou Loi Anti-Cadeau)

• Rédaction des conventions d’hospitalité avec les professionnels de santé et dépôt des dossiers aux autorités compétentes selon procédure applicable

• Rédaction des conventions de location de stand, et autres types de conventions en lien avec l’activité événementielle et/ou Marketing, et dépôt aux autorités compétentes selon procédure applicable.

• Suivi et mise en œuvre des conventions de subventions d’éducation médicale (MEG) en collaboration avec les Affaires Cliniques et Médicales.

➢ Mise en œuvre des formalités administratives relatives à l’obligation deTransparence des liens d’intérêts (France).

• Déclaration mensuelle des dépenses générées par le système de gestion des notes de frais Concur pour la France (Rapport ‘AttendeeReport’)

• Déclaration au ‘fil de l’eau’ des conventions et avantages en lien avec l’activité événementielle (DEA).

• Déclaration mensuelle de l’activité d’échantillonnage des cathéters intermittents de la division Urologie Homecare

• Déclaration au ‘fil de l’eau’ des conventions et avantages des subventions d’éducation médicale (MEG)

• Saisie sur le site de la Transparence en vue de la publication bi-annuelle (contrôle semestriel préalable avant transmission des données).

➢ Suivi de la gestion des Revendeurs France sur la plateforme Securimateen collaboration avec les différentes parties prenantes.

➢ Mise en œuvre des formalités administratives relatives à la Charte de Qualité des Pratiques Professionnelles*(des personnes chargées de la présentation, de l’information ou de la promotion des dispositifs médicaux).

(*) dès mise en ligne de la plateforme par les autorités.

• Suivi et traçabilité des activités de promotion par la force de vente

• Déclaration annuelle des visites promotionnelles sur plateforme dédiée

• Collaboration avec le responsable des Affaires Règlementaires France sur la partie du Référentiel de Certification.

➢ Participe à la rédaction, à la mise à jour, et à l’harmonisation (US/Europe/France) du système de documentation qualité (procédures et instructions de travail)

➢ Soutient les activités liées aux CAPA (Corrective Action PreventiveAction) & NC (Non-Conformités)

➢ Soutient les activités liées aux audits des organismes notifiés et autorités compétentes (par exemple DEKRA,ANSM).

➢ Participe au traitement des avis de sécurité/rappels de lots (diffusion de l’alerte, suivi/relances, enregistrement des réponses) Support administratif des Appels d’Offres

➢ Gestion des achats pour comptes, vérifications des dossiers, demandes validations aux DR, établissements des avoirs /demande titre de recette. Maintien de la base de données.

➢ Saisie des webdevis/ instrumentations et leur suivi. Traitement administratif des reconductions d’Appel d’offres, et compléments de gammes.

FORMATION / EXPÉRIENCE REQUISES : Niveau minimum de formation /expériences requis.

➢ Bon niveau d’anglais lu/écrit

➢ Bonne capacité d’organisation administrative et de priorisation des taches

➢ Méthode et rigueur dans le suivi des projets

➢ Bonne communication écrite et orale

➢ Maitrise des logiciels bureautiques (Outlook/Teams, Word, Excel)

➢ Une connaissance d’Eurydice et SAP serait un plus.

COMPÉTENCES SPÉCIALISÉES ET AUTRES EXIGENCES : Qualifications supplémentaires souhaitées ou requises.

➢ Autonomie

➢ Travail en équipe et partage de l’information

➢ Intégrité

RELATIONS / INTERLOCUTEURS CLÉS :

➢ MarComFrance

➢ Force de vente

➢ Service Comptabilité

➢ Organisateurs évènements (PCO)