Assistant(e) Administratif(ve) – secteur évènementiel chez EUROPA GROUP

Qui sommes-nous ?

Rejoignez une équipe experte et innovante dans une entreprise dynamique et réputée où vous pourrez exprimer tous vos talents !

Europa Group est le leader français de la formation et de l’information santé.

Notre vocation ? Contribuer au partage du savoir médical et scientifique. Nos métiers ? Organisateurs de congrès, éditeurs, animateurs de communautés, créateurs de contenus digitaux, gestion hôtelière …

Notre secteur est porteur et riche de sens, il nous passionne depuis 37 ans déjà ! Au cœur de notre culture d’entreprise : l’humain. Soucieux du bien-être au travail, nous avons à cœur d’accompagner nos talents dans leur parcours professionnel. Nous ne vous connaissons pas encore, et pourtant nous avons déjà hâte de vous découvrir ! A bientôt chez Europa !

Le poste

Depuis janvier 2018, il est devenu impossible pour certains industriels de la santé de prendre en charge directement des participants à un congrès. Ils nous confient leur budget et nous nous occupons à leur place de faire venir les professionnels de santé et de gérer tous les aspects logistiques de leur venue : invitation, badge, transport, hôtel, transfert etc.

Au sein d’une équipe de 7 personnes dont 2 chefs de projet votre mission consiste à leur apporter un support administratif et opérationnel sur les dossiers en cours et ainsi de contribuer au bon fonctionnement du service.

Parmi vos missions :

• Paramétrer la plateforme de gestion opérationnelle
• Contribuer au process de sélection des participants aux congrès
• Envoyer les invitations, suivre les réservations (voyages, allotements, facturation, encaissement, etc.)
• Assurer un helpdesk aux participants (inscription, billetterie, hôtel, transferts)
• Procéder aux différentes relances téléphoniques et emailing nécessaires
• Réaliser des rapports statistiques réguliers sur chaque opération en cours
• Contribuer au suivi administratif et comptable des dossiers et à leur clôture (encaissements, remboursements, rapports finaux financiers, enquêtes, etc.)

Votre profil

• Vous avez une expérience dans la gestion d’événements internationaux ou réservation de voyages affaires (agence de voyage)
• Vous êtes impliqué(e) dans ce que vous faites, rigoureux(se), réactif(ve) et flexible
• Vous avez un grand sens du service, du travail en équipe et aimez trouver des solutions
• Vous aimez travailler sur un poste aux missions variées et mener de front plusieurs tâches en même temps
• Notre environnement réglementaire est assez complexe. Si vous le connaissez déjà, ce sera un vrai plus !

Vos compétences techniques :

• Vous êtes parfaitement à l’aise en anglais, à l’écrit comme à l’oral – Niveau demandé : B2/C1
• Vous avez des compétences en gestion comptable et administrative
• Vous maitrisez les outils bureautique (Excel, Outlook, Word, etc.)

Les avantages ? Ils sont nombreux !

• Six semaines de congés payés
• 11 jours de RTT par an en plus des congés
• Un accord de participation
• Une mutuelle familiale très avantageuse
• Une prévoyance prise en charge à 100%
• Une carte Ticket Restaurant prise en charge à 50%
• Des bureaux conviviaux en plein cœur de Toulouse
• Votre abonnement aux transports publics pris en charge à 50%

Date de début de contrat souhaitée : Dès que possible

Type de contrat : CDI