ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF H/F chez Staphyt

Staphyt vous propose de contribuer ensemble à faire avancer la science.

Implanté en Europe, Afrique du Nord & Amérique du Sud, STAPHYT rassemble plus de 700 salariés, aux nationalités et cultures différentes.

Riche de profils multiples, un large éventail d’expertise s’exprime dans le Groupe, à travers nos domaines d’activité qui sont l’expérimentation agronomique, le conseil réglementaire et la coordination de dossiers d’homologation.

Dans un contexte de croissance continue, nous nous efforçons de constituer les meilleures équipes en inspirant, stimulant et recrutant des talents du monde entier.

Mission

Nous recrutons notre prochain(e) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF H/F.

Vous souhaitez évoluer dans un environnement favorisant votre développement professionnel dans le cadre d’une collaboration durable ?

Rattaché(e) au directeur de la Business Unit Affaires Réglementaires, vous serez son support opérationnel privilégié et le lien administratif au sein de la BU et les services supports du siège social de l’entreprise (Comptabilité, RH & IT). Le poste requiert de la flexibilité afin de répondre à une grande diversité de tâches. Il est basé à Lyon (FR-69).

Liste des tâches

• Organisation et réservation des déplacements des collaborateurs de la BU (conférences, réunions internes, visites clients, formation)
• Gestion des notes de frais relatives aux dépenses de la BU faites par CB corporate et par le BUD directement
• Gestion administrative du site de Lyon (bureau de 100m² avec 8 postes) : réservations des bureaux, organisation des visites, fournitures, équipements, lien avec le siège et le gestionnaire des locaux, obligations légales en termes de sécurité, petites réparations et entretien
• Accompagnement des managers et du service RH à l’intégration des nouveaux collaborateurs, ainsi qu’aux départs de collaborateurs en poste
• Gestion des achats (projets et hors projets), incluant les demandes de réquisitions et bons de commandes (Purchase Orders), puis le suivi de la facturation
• Gestion des contrats fournisseurs non gérés au niveau corporate
• Gestion des contrats avec les clients (NDA, contrats spécifiques hors devis) et contrats avec les consultants externes (conformité par rapport aux standards, signature, validité, archivage)
• Rédaction des communications internes pour la BU et/ou documentations clients (FR/ANG)
• Aide à la rédaction de ‘SoP’ (Procédures) et ‘BPG’ (Guide de bonnes pratiques)

Suivi des KPIs et reporting aux managers (au minimum une fois par mois), incluant entre autres (lorsqu’applicable):

• KPIs financiers (achats, formation, facturation), mise en place et/ou consolidation des tableaux de bord relatifs,
• Vérification des données alimentant les KPIs (‘work calendars’, nouveaux arrivants, départ, expertise, temps prévus),
• KPIs time recording,
• Suivi des budgets.
• Soutien au BUD relatif à toute tâche administrative liée à sa fonction
• En cas de besoin d’exceptionnel, support administratif ponctuel pour le siège du groupe Staphyt

La liste des missions n’est pas exhaustive

Profil

Votre profil nous intéresse

• Autonome, organisé(e), polyvalent(e) et flexible, vous possédez un grand sens du service, une aisance relationnelle et savez être proactif(ve).
• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (Word, Excel, Power Point, G-Suite).
• Vous maîtrisez le français et l’anglais courant à l’écrit et à l’oral.

Saisissez l’opportunité de révéler votre potentiel !

Référence de l’offre : 7mxa4nsbdp