Assistant ressources auprès du Chef de cabinet (F/H) chez Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères

Description synthétique du poste

• Assister un responsable dans l’organisation quotidienne de son travail – Préparer et organiser les déplacements du ministre délégué et de ses collaborateurs – Contribuer au bon déroulement des activités du cabinet du Secrétaire d’État

Activités principales

• Gestion des missions en tant qu’assistant et responsable NotilusInOne : saisie des ordres de mission, réservation des billets et des hôtels, préparation des états de frais – Filtrage téléphonique – Contact avec les interlocuteurs internes et externes par téléphone et par courriel : apport et demande de renseignements – Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous, réponse aux invitations, inscription aux événements, tenue de l’agenda électronique, coordination avec les chauffeurs – Traitement du courrier : mise sous pli, adressage, préparation de bordereaux de transmission – Traitement de documents : impression, numérisation, classement, préparation des dossiers en vue des réunions – Révision et mise en forme de textes (lettres, notes, allocutions) – Enregistrement du courrier – Suivi du dossier décoration (ONM et LH) – Édition de documents d’organisation ou de coordination du cabinet – Appui à l’organisation des événements – Coordination des besoins de transport des membres de cabinet – Préparation des dossiers du Ministre