Assistant ou Assistante de Direction H/F chez Sciences Po

Sous la responsabilité du Directeur des Affaires internationales, membre du Comité exécutif de Sciences Po, vous apportez votre soutien dans l’ensemble de ses activités et l’assisterez dans le bon fonctionnement de la Direction.Vous aurez un rôle d’interface privilégié pour son réseau interne comme externe, national et international.Vous assurerez notamment les missions suivantes :- Gestion d’agenda complexe et mouvant : organisation et suivi de rendez-vous et réunions : contacter les participants, réserver les salles, constituer et compiler les dossiers de préparation ; planification et gestion des déplacements du Directeur et de la Directrice adjointe (visa, feuille de route, plan de vol, programme, réservations d’hôtels, rendez-vous, documents préparatoires) ;- Accueil des visiteurs de haut niveau internes et externes ; accueil téléphonique ; filtrage et réponses aux courriers et e-mails ;- Elaboration des courriers et notes en anglais et en français ; rédaction, traitement et suivi de courriers divers et gestion du courrier ;- Organisation de séminaires, réceptions, déjeuners, incluant la coordination avec les prestataires (traiteurs, planning, logistique) ;- Gestion du budget du Directeur et prise en charge de tâches administratives et logistiques (Archivage digital, gestion des notes de frais…) ;- Centralisation et coordination des informations diverses émanant des collaborateurs de la Direction ;- Coordination des réunions et événements pour une équipe d’environ 50 personnes, dans une optique de cohésion d’équipe ;- Mobilisation en mode “projet” en fonction des besoins du service.N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.