Assistant Evenementiel et Office Management H/F chez Aquantis Consulting

L’Office & Events Assistant, en étroite relation avec l’Office & Events Manager à laquelle il/elle est rattaché.e, assure les missions liées à la gestion des bureaux de Paris et Lyon et participe étroitement à l’organisation d’événements (internes, clients, etc.). L’Office & Events Assistant sera amené.e à travailler régulièrement avec la Réception, les Services Généraux et les Assistant.es. 1- Evénements

Planifier, organiser et coordonner des événements internes tels que des réunions, des formations et des conférences, des cocktails clients ou internesCréation de mémos concernant la mise en place des salles pour des événements internes ou externes en coordination avec l’accueil et les services généraux et les divers prestataires devant intervenir sur un événementDemander des devis et collaborer avec des prestataires externes pour assurer une logistique sans faille (traiteurs, location de matériel, etc.). Coordonner l’ensemble des prestataires avec rétroplanningAssister à la planification et à l’exécution d’événements externes tels que des conférences, des salons professionnels, des séminaires, etc.Présence ponctuelle le jour J pour certains événementsCréer les invitations sous Vuture, suivi des invitations, les inscriptions, les relances, le suivi des réponses, les confirmations de participation, préparer les badges et listingsVeiller au suivi des communications liées aux événements (en coordination avec Par Library)Aider à la préparation de rapports, de présentations et de documentsS’occuper du post event avec envoi d’un questionnaire de satisfaction et des slides (après accord des associés)Recherches de lieux Être force de propositions

2- CRM (INTAPP)

Création de différents listings clients pour permettre l’envoi des invitationsSavoir aider les assistant(e)s sur l’outil Intapp Faire le post event sur Intapp Demander le consentement aux avocats sur le départ pour rejoindre la communauté des Alumni (en lien avec la DRH)

3- SUPPORT ADMINISTRATIF

Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements (y compris relatifs à l’agence de voyages / à la Travel Policy)Gérer l’agenda de l’équipe, planifier les réunions et effectuer des réservations de voyages si nécessaireEffectuer des tâches de traitement de texte, de saisie de données et de classementMise à jour du budget (tableau Excel)Suivi du processus « Carbon Zero » avec l’Office & Events ManagerMise à jour du trombinoscopeCadeaux de naissance

4- Assistance à la gestion quotidienne de l’accueil avec l’Office & Events Manager

Contrôle de la qualité des prestations rendues Gestion des absences et remplacements en relation avec la DRHEn fonction du profil : management de l’équipe d’accueil