Assistant.e technique Promotion immobilière chez VALLAT

VALLAT, groupe familial installé en Savoie et Haute-Savoie depuis plus de 60 ans, est un acteur incontournable sur le marché de l’immobilier plaisir, très haut de gamme. Fort de son expertise métier qu’il s’agisse de construire, rénover, aménager, acheter, vendre, expertiser, louer, financer, structurer, gérer, manager, le groupe VALLAT excelle dans son approche du service auprès de ses clients pour leur faire vivre une expérience unique, l’expérience du sur mesure VALLAT, seul partenaire à proposer le 360 degrés de l’immobilier sous une seule marque.

Nous recrutons dans le cadre d’une création de poste, un(e) Assistant(e) Technique pour assurer la gestion, le suivi administratif et technique des dossiers de promotion des Responsables de programmes. Le poste est très complet et permet de suivre le déroulé de l’opération dès la phase de conception jusqu’à la livraison finale au Client. Le poste ouvert en CDI est basé au siège d’Annecy avec des déplacements ponctuels.

Vous êtes la personne que nous recherchons si la passion du “Beau” vous anime! Nous réalisons des programmes de très grande qualité qui nécessitent beaucoup d’implications et de rigueur.

L’Assistant(e) Technique sera le bras droit du Responsable de programmes dans les missions suivantes:

I. Assistance globale sur toutes les phases de l’opération immobilière

Gestion des autorisations d’urbanisme

• Assurer le suivi administratif des demandes d’autorisations d’urbanisme et veiller au respect des étapes clefs (ex : commande des constats huissiers, du panneau d’affichage terrain…)

Gestion des contrats (intervenants techniques)

• Préparer, sous la responsabilité et selon les instructions de la Direction, les contrats
• S’assurer de la bonne réception et de la validité des pièces administratives remises par les intervenants techniques
• Envoyer les contrats aux différentes parties signataires et suivre le retour des contrats signés
• Procéder à l’enregistrement des contrats, numériser les pièces et les classer

Gestion des contrats (partie juridique)

• Mise en place des promesses de vente en vue des acquisitions par le Groupe et suivi des dossiers (permis de construire, déclarations préalables, constats d’affichage, mise en place du financement)
• Mise en place des contrats de réservation et suivi des financements des clients acquéreurs
• Mise en place de la garantie financière d’achèvement
• Souscriptions des diverses assurances (TRC, CNR, DO…)
• Rédaction des procès-verbaux d’assemblée générale des associés au besoin

Gestion des marchés (entreprises)

• Organiser les rendez-vous de signature des marchés avec les entreprises
• Préparer les OS (Ordres de services) sous le contrôle de la Direction
• Assister la Direction pour la signature des marchés
• Assister le maître d’œuvre d’exécution lors de la signature des marchés par l’entreprise
• Réceptionner les documents envoyés par le maître d’œuvre d’exécution, le BET fluides et le BET VRD, établir avec la Direction un tableau de synthèse des marchés, s’assurer de la bonne remise et de la validité des pièces administratives par les entreprises
• Faire viser les pièces du marché puis les envoyer aux différentes parties signataires
• Procéder à l’enregistrement des marchés, numériser les pièces et les classer
• Assurer le suivi administratif des dossiers marchés (ex : renouvellement des pièces administratives tous les 6 mois)

Gestion des factures, des situations de travaux et des DGD (Décompte Général Définitif)

• S’assurer du bon intitulé de la facture ou de la situation de travaux
• Suivre les situations de travaux et les factures, après leurs validations (avancement, pénalités…) par le directeur de programmes ou le responsable de programmes
• S’assurer avec la Direction de l’engagement des factures
• Faire viser les situations de travaux et les factures par la Direction

Gestion des dossiers sous-traitants

• Assurer le suivi administratif des dossiers sous-traitants (vérifier les pièces administratives, faire signer les demandes d’agrément, mettre à jour les tableaux de suivi…)
• Suivre les délégations de paiement en coordination avec la contrôleuse de gestion opérationnelle

Gestion administrative

• Alimenter le logiciel (Salvia) en y saisissant tous les éléments de suivi des dossiers, en temps réel, et ce notamment en vue d’assurer une communication interne
• Assurer le classement régulier des documents (format papier et format numérique) pour chacun des dossiers
• Suivre la bonne signature des documents soumis aux clients
• Soumettre les factures aux clients et suivre le bon paiement de celles-ci, en lien avec le chargé financier des opérations immobilières

Gestion des avenants

• Assurer le suivi administratif des avenants (saisir les devis acceptés, contrôler les avenants avec les devis envoyés, les faire viser, vérifier avec la situation, envoyer les exemplaires aux différentes parties signataires …)

Organisation des livraisons

• Formaliser le planning des livraisons
• S’assurer de la réalisation des demandes de raccordement par les MOEX auprès des concessionnaires et prévoir les mises en service pour les dates de réception. S’assurer des dates de mises en service des concessionnaires
• Envoyer les dates de notification des livraisons aux clients
• Préparer les différents PV de livraison, et de pré-livraison le cas échéant.
• Préparer les documents nécessaires à la livraison (dossier client, livret d’accueil, attestations, liste des TMA , H2, Consuel…)
• Diffuser les PV de livraisons aux entreprises et à la relation client pour envoie aux clients

Gestion du SAV (Service après-vente) de la livraison à la fin de la garantie de parfait achèvement

• Enregistrer les réserves parties communes et parties privatives et les soumettre pour validation au MOE
• Saisir les dates de levées.
• Réceptionner les quitus des clients et mettre à jour les tableaux de suivi
• Assister le Responsable de programmes pour la levée des réserves en lien avec le MOEX.

Clôturer une opération

• Saisir et formaliser le tableau de suivi nécessaire à la libération du DGD
• Scanner le PV de réception et les PV de levées de réserves après signature de la Direction

II. Secrétariat global lié aux opérations

• Gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique liés à l’activité du service, notamment les clients
• Rédiger les courriers sous le contrôle du responsable concerné
• Assister aux réunions et certains RDV en concertation avec les différents responsables
• Numériser, classer, archiver les documents selon arborescence
• Elaborer et/ou maintenir à jour les documents nécessaires au suivi et à la réalisation de l’activité
• Participer aux réunions techniques internes et à certains RDV, et rédiger les comptes-rendus

Diplômes et Expérience

Formation BAC +2 idéalement (DEUG, BTS, DUT…) et/ou expérience dans un poste similaire de plus d’un an.

Compétences

Connaissance du secteur de l’immobilier & du bâtiment

Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)

Personnalité

Esprit d’équipe

Sens de l’organisation, dynamisme, autonomie, qualité relationnelle et d’écoute, rigueur

Excellente gestion des urgences et des priorités

Résistance au stress et grande capacité de travail

Bonne orthographe – bonne présentation