Assistant.e direction executive geographies - F/H chez cadremploi

Quel sera votre rôle ?

Assurer des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres de l’équipe.

Activités 1 – Réaliser les missions de secrétariat des équipes de la Direction exécutive Géographies :
– Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques)
– Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des responsables
– Rédiger des courriers/notes/CR
– Mettre en forme des supports de réunions, séminaires
– Assurer l’accueil téléphonique et physique des divisions appuyées
– Tenir à jour une documentation, un classement
– Réaliser des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, etc.)
– Organiser la logistique de réunions ou séminaires. 2 – Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe
– Elaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc.
– Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes
– Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes
– Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes 3 – Assurer l’intérim de l’assitant.e du Directeur exécutif. 4 – rédiger des comptes rendus de réunions …