Assistant.e de la direction générale, gestionnaire des assemblées (H/F) chez MAIRIE

Gérer le bon déroulement des instances municipales et veiller au respect des procédures dans l’élaboration et le traitement des actes de la collectivité :
– Planifier et coordonner les différentes instances : Conseil municipal, réunions municipales, commissions/groupes de travail, etc
– Assurer l’organisation et la gestion du Conseil municipal :
– Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
– Rédiger et/ou vérifier et valider les projets de délibérations émanant des services et veiller à la transmission des éléments utiles aux dossiers ;
– Préparer et transmettre les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de la séance et s’assurer de l’organisation matérielle des séances ;
– Assurer l’ensemble des phases post Conseil municipal (contrôle de légalité, rédaction des procès-verbaux, tenue des registres, etc) ;
– Assurer le suivi et la sécurisation des actes réglementaires émanant des services ;
– Veiller à la conservation des actes administratifs en garantissant une organisation et un archivage méthodique et rigoureux des documents et actes émanant de la collectivité ;

Apporter une assistance administrative à la Direction générale et aux élus :
– Filtrer les besoins et attentes des services auprès des Maires et la Direction générale ;
– Prioriser et organiser les rendez-vous et réunions : gestion des agendas complexes et mouvants, convocations, dossiers préparatoires, émargements, organisation logistique etc ;
– Traiter le courrier du Maire et des Maires délégués et en assurer le suivi ;
– Rédiger, mettre en forme et valoriser les courriers sur la base des volontés politiques et faire valoir l’image de la Collectivité ;
– Prendre des notes, rédiger la correspondance courante, établir des comptes rendus de réunion et/ou relevés de décision, élaboration et/ou relecture et mise en forme des dossiers, etc ;
– Être soutien sur les dossiers et projets structurants ;
– Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction générale et du Maire ;

Assurer la circulation et la diffusion de l’information au sein de la collectivité :
– Enregistrement et diffusion du courrier entrant ;
– Collecte des données nécessaires, mise en place et suivi de tableaux de bord pour la Direction générale ;
– Diffusion des directives et consignes données par la Direction générale aux différents services ;
– Elaboration de contenus, proposition de supports et outils permettant de développer en interne l’échange d’informations et la connaissance des acteurs et des projets de la collectivité ;
– Planification, préparation des réunions de services avec diffusion d’information ;
– Coordination des temps de rencontres « institutionnels » élus / agents (événements festifs, séminaires, etc) ;