Assistant.e de Gestion et Administration des ventes - CDI chez DPO Consulting

Qui sommes-nous ? 

Entreprise créée en 2015, DPO Consulting est un cabinet de conseil leader dans le domaine de la protection des données personnelles et des réglementations concernant les données et l’IA. Nos experts accompagnent des organismes de toutes tailles et de tous secteurs dans leur conformité organisationnelle et opérationnelle, que ce soit dans le cadre de missions d’audit et de mise en conformité ou au quotidien en tant que DPO externalisé. Pour appuyer nos démarches, nous avons développé la plateforme experte myDPO, que nous diffusons en licence libre ou en soutien à notre conseil. 

Nous vous recherchons : 

Dans ce contexte, notre entreprise recherche à consolider son équipe support à travers un.e Assistant.e de Gestion et d’Administration des ventes (ADV).  

Vos missions principales : 

Administration des ventes et de la production 

Sous l’autorité de la Directrice des Opérations, en lien avec l’équipe commerciale :

• Assurer la gestion et le suivi des commandes clients, de leur saisie à leur facturation établissement des bons de commande et suivi de la signature, reporting ; 
• Gérer les contrats clients : suivi des échéances, renouvellements et archivage, alerte modification tarifaire ; 
• Mettre à jour les bases de données clients dans le CRM et l’ERP ; 
• Assurer une interface fluide entre les équipes commerciales, opérationnelles et administratives ; 
• Suivre l’avancement des projets clients avec les équipes de production, dont suivi des temps des consultants. 

Gestion administrative et RH  

Sous l’autorité de la Contrôleuse de Gestion :

• Mettre à jour les documentations règlementaires obligatoires ; 
• Gérer l’outil de gestion du personnel ; 
• Préparer les payes et suivre les compléments salariaux et RH (tickets restaurant, justificatifs de transport, CPAM etc.) ; 
• Gérer les actes administratifs (signature électronique, archivage, etc.) ; 
• Suivre le courrier. 

Gestion financière et comptable 

Sous l’autorité de la Contrôleuse de Gestion : 

• Gérer les jalons de facturation avec la Production ; 
• Emettre et suivre les factures clients ; 
• Suivre les encaissements clients et effectuer des relances en cas de retard de paiement ; 
• Assurer le reporting mensuel des performances commerciales par Pôle d’expertise ; 
• Contribuer à la préparation des tableaux de bord et analyses financières liées à l’activité ADV. 

Profil recherché : 

Formation : Bac+2/Bac+3 en administration des ventes, gestion ou équivalent. 

Expérience : Une première expérience (2 à 5 ans) en ADV, gestion administrative ou coordination commerciale, idéalement dans le conseil ou les prestations intellectuelles. 

Compétences techniques : 

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) ; 
• Connaissance d’un CRM (ex. Salesforce, HubSpot) et d’un ERP (ex. SAP, SAGE) ; 
• La sensibilité à la protection des données personnelles ou une expérience dans un secteur réglementé serait un atout. 

Qualités personnelles : 

• Organisation et rigueur ; 
• Capacité à travailler en équipe et à se coordonner avec différents interlocuteurs ; 
• Excellent relationnel et sens du service client ; 
• Esprit analytique et goût pour les chiffres. 

Le poste est basé dans l’un de nos bureaux de Paris ou de Lyon, et du télétravail partiel est possible.