ASSISTANT (E) DE DIRECTION F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) chez Sipartech

Descriptif du poste:

Vous assisterez et vous accompagnerez le Président et la Vice-Présidente afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de leur activité. En étroite collaboration, vous serez la personne de confiance qui organisera, gèrera, coordonnera et assurera le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder dans toutes les tâches de leur quotidien.
 
Vos principales missions seront :
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Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien des dirigeants (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).
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Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
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Accueillir physiquement les rendez-vous.
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Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
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Organiser les déplacements (France & étranger : billets de train, d’avion, réservations de nuitées…et tous les autres sujets liés aux déplacements)
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Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des dirigeants (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
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Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
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Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter aux dirigeants que les informations essentielles y répondre si nécessaire
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Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus (en français et/ou en anglais)
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Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
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Rendre compte de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus, des courriers à envoyer…
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Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
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Gérer les notes de frais et autres sujets administratifs 
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Valider ou refuser les notes de frais du personnel via notre outil Lucca
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Gestion immobilière (recherche d’espaces, suivi de vie des baux.assurances)
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Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables (via Dolibarr) et vérifier la conformité des livraisons.
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Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes – frais généraux (commandes clients, factures clients, BL.).
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Structurer et assurer la transmission des informatio

Profil recherché:

Votre formation
 
Vous êtes Issu (e) de formation BTS Support à l’Action Managériale, ou BTS Gestion de la PME ou le DUT Gestion des entreprises et administrations.
 
Vous justifiez de minimum 10 ans d’expérience.
Anglais : courant
Idéalement, une ou des expériences significatives dans un environnement en forte croissance et PME.
Votre profil                                                                 
                                                                                       
 
·        Confidentialité et discrétion
·        Capacité d’écoute
·        Réactivité
·        Flexibilité
·        Capacité à arbitrer
·        Capacité à prendre du recul