ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE Service Animation (H/F) chez LE&C GS

L’assistant administratif / l’assistante administrative assure le secrétariat du service animation de LE&C Grand Sud.
Il ou elle assure le traitement administratif des procédures relatives aux déclarations des Accueils Collectifs de Mineurs (ACM) de l’association, des dossiers, des courriers et transmet les informations pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon les besoins de l’association.
Par son attitude, son sens de l’accueil et du service rendu, sa présentation, véhicule une image positive de LE&C Grand Sud et des valeurs portées par l’association.

Téléprocédure des Accueils de Mineurs (TAM)
En lien avec les directions des ACM de l’association et le service Animation du siège, il ou elle procède aux démarches administratives relatives à la TAM : déclarations d’accueils collectifs de mineurs, ouverture des droits pour les nouvelles structures, saisie des certificats de stage BAFD et BAFA, demande d’intervention PMI sur les structures, suivi des personnes en interdiction d’exercer, suivi et contrôle des fiches des structures… Il ou elle informe les structures concernant la réglementation ACM et répond aux sollicitations concernant les problèmes rencontrés.
Institutionnel
En lien avec le service animation et la direction générale, il ou elle convoque, participe et rédige les comptes-rendus des réunions animation ou activité, des réunions de secteur (petite enfance, enfance, jeunesse, écoles de musiques, PEAT, etc…). Il ou elle gère les courriers de déclarations d’ouverture ou de reprise/perte de marché auprès des SDJES, des Conseils Départementaux, de la CAF, la PMI, des mairies, des familles… Il réserve les salles, billets de train, d’avion pour les ADT.
Agréments et habilitations
Avec le Chargé de Mission concerné, il ou elle assure le suivi des dossiers subventionnés et des dispositifs (REAAP, VVV, TLPJ, CLAS, Promeneurs du Net, Portail ELAN, Portail CD 31…). Il ou elle assure le suivi des demandes de subventions. Il ou elle gère le renouvellement des agréments avec jeunesse et sports, des agréments avec l’Éducation Nationale, des habilitations CAF…
Organisation des évènements associatifs
En lien avec le service Animation et Communication, il ou elle assure l’organisation matérielle des réunions de secteur

Qualification niveau BTS Assistant-e Administratif-ve OU expérience significative et formation dans le milieu associatif et de l’éducation populaire
Attitude positive
Connaissance du milieu de l’éducation populaire et du milieu associatif appréciée
Connaissance de la réglementation des ACM et de l’application TAM appréciée
Connaissance des outils informatiques et bureautiques
Connaissance des techniques d’accueil et de communication
Connaissance des techniques de classement, de dématérialisation et d’archivage
Capacités rédactionnelles et d’élocution
Sens de l’initiative et de l’anticipation
Communication, partage et transmission des informations
Aisance relationnelle et capacité d’écoute
Capacité à travailler en équipe
Rigueur et autonomie
Capacité d’adaptation