Assistant.e administratif.ve (H/F) chez TechnipFMC
Job Purpose
Nous recherchons pour l’entité Flexi France, filiale du groupe TechnipFMC basée à Le Trait (76) à proximité de Rouen, un.e Assistant.e Administratif.ve Principal.e dans le cadre d’un CDI.
Job Description
En tant qu’Assistant.e Administratif.ve Principal.e et sous la responsabilité du Responsable Département vous aurez comme principale mission d’assurer l’administration et le secrétariat du Responsable de service et des membres de son équipe et de coordonner et organiser les flux d’informations et logistiques au sein du service.
Communication
- Être le point de contact du service vis-à-vis des services internes / externes
- Assurer la diffusion d’informations
- Aider à la préparation et/ou à la consolidation des informations sur les supports de présentation
Administration/ Gestion Documentaire
- Assurer la gestion documentaire du service
- Mettre en forme des documents relatifs à l’activité du service dans le respect des règles en vigueur
- Mettre à jour, diffuser et classer des procédures, des instructions permanentes selon le système Qualité
- Tenir à jour les informations du service sur la plateforme intranet
- Collecter, établir et mettre à jour les indicateurs clés
- Assurer la mise à jour de tableaux de bord
Selon les règles de fonctionnement des services ; réaliser des missions de gestion administrative :
- Assurer la gestion des fournitures de bureau
- Faire la saisie d’activité budgétaire selon outil associé
- Organiser la logistique des réunions / évènements / séminaires / visites
- Organiser les missions extérieures et les voyages des membres du service
- Organiser la logistique concernant l’arrivée des nouveaux arrivants
- Mise à jour de fichiers, templates, liste de diffusion selon arrivées/départs
- Saisir les notes de frais du personnel selon les règles de fonctionnement du service
- Réaliser la saisie des absences dans le logiciel de GTA
- Saisir les demandes d’achat et les commandes (si délégation) dans l’ERP
- Suivre les réceptions (contrôle des délais) de produits ou des interventions ; effectuer les relances
- Réceptionner les commandes de prestations (annuelles ou ponctuelles) et/ou de fournitures sur validation de la hiérarchie
- Etablir la facturation (sur demande du chef de projet ou manager)
- Administrer des outils de gestion (système documentaire ou d’habilitation)
- Réaliser une préparation complète de documents (recueil d’info, préanalyse, production complète de présentation…)
- Assister le Responsable sur des projets relatifs aux spécificités du service
- Être un support à l’élaboration de procédures et instructions.
You Are Meant For This Job If
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 à dominante administratif.
Avec une première expérience professionnelle significative.
Connaissances techniques : Gestion et suivi de dossier administratif, gestion documentaire.
Connaissances informatiques : Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Acrobat reader…) + ERP, Outil Gestion Documentaire.
Connaissances linguistiques : Anglais niveau intermédiaire.
Additional Skills
Savoir-être : Bon relationnel, organisation, rigueur, confidentialité, créativité, savoir gérer plusieurs projets simultanément
Prêt(e) pour ce nouveau challenge ? Alors, postulez !
Being a global leader in the energy industry requires an inclusive and diverse environment. TechnipFMC promotes diversity, equity, and inclusion by ensuring equal opportunities to all ages, races, ethnicities, religions, sexual orientations, gender expressions, disabilities, or all other pluralities. We celebrate who you are and what you bring. Every voice matters and we encourage you to add to our culture.
TechnipFMC respects the rights and dignity of those it works with and promotes adherence to internationally recognized human rights principles for those in its value chain.
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