Assistant/e Administratif/ve F/H chez GARDEN & CITY SAS

Description de l’entreprise

Le monde de l’hôtellerie vous intéresse ?

Rejoignez l’équipe Garden & City

Garden & City en quelques mots ?

Nous sommes une société familiale implantée à Marseille. Garden & City, ce sont onze résidences hôtelières, construites autour d’un modèle simple : proposer des hébergements avec des services hôteliers.

Nous sommes animés par des valeurs fortes – polyvalence, adaptabilité, esprit d’entreprendre, famille – que nous nous efforçons d’incarner au quotidien. Nous tenons à nous définir comme une entreprise à taille humaine, favorisant un rapport de proximité avec sa clientèle. Ceci est la recette de notre succès depuis 50 ans.

Chaque poste est essentiel à la réussite de l’établissement et à la satisfaction de nos clients. Plus que des collègues, vous formez une véritable équipe !

Description du poste

Sous l’autorité de la Direction Générale, vous aurez notamment pour missions :

Accueil, gestion du courrier et communication

• Assurer une liaison / communication avec les différents services internes

• S’assurer d’une bonne communication externe avec différents interlocuteurs

• Faire le lien sur différents projets entre la Direction Générale et les autres interlocuteurs

Support à la Direction Générale

• Assurer la gestion de l’agenda de la Direction

• Effectuer la prise de rendez-vous pour le compte de la Direction

• Gérer les déplacements des dirigeants (agenda, réservation de billets de train / avion, gestion des repas, des hôtels)

• Effectuer le suivi administratif des déplacements (gestion des paiements, des remboursements, annulations, reports)

Organisation et suivi des réunions et des évènements

• Organiser des réunions selon les directives transmises

• Préparer les réunions pour le compte de la Direction (rédaction de supports, de présentations, préparation des salles de réunion, accueil des participants, envoi des invitations virtuelles avec liens de connexion)

• Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus nécessaires

• Organiser et cordonner la préparation de différents évènements, réunions, séminaires

Gestion administrative et comptable

• Saisir et mettre à jour des bases de données utilisées au sein du groupe

• Effectuer des demandes de devis (comparaison de prix, négociation)

• Effectuer des commandes en lien avec nos fournisseurs externes

• Contrôler les factures et faire le lien avec le service comptabilité

• Contrôler les notes de frais pour le compte de la Direction et transmettre à la comptabilité

• Rassembler et transmettre toute information pouvant servir d’améliorations

• Prendre en charge les demandes spécifiques et exceptionnelles de la Direction

Vos avantages en rejoignant l’équipe Garden & City :

• Horaires selon planning

• Mutuelle d’entreprise

• Formation interne

• Une équipe soudée et dynamique

• Tarifs préférentiels dans toutes les résidences du groupe

Profil recherché

• Qualités relationnelles et rédactionnelles

• Maîtrise de l’outil informatique

• Rigueur, organisation, anticipation

• Discrétion et sens des responsabilités

• Sens des priorités

• Polyvalence et réactivité