Assistant/e administratif/ve et comptable chez Kryptex

Installée à Saint-Étienne et à Montréal, Kryptex est la division « conception et réalisation »  

du groupe canadien Échappe-toi. Nous accompagnons nos clients dans leurs projets de  

création, fabrication et installation d’aventures immersives dans 6 activités majeures : escape game, action game, quiz room, escape box, mécanismes, événements. Kryptex se compose d’une équipe pluridisciplinaire, avec plus de 300 projets à son actif, qui apporte une vision unique et créative dans l’univers des jeux immersifs. 

Sous la responsabilité du président de Kryptex, l’assistant-e administratif-ve aura pour missions d’assurer :  

• L’accueil des interlocuteurs externes et l’appui administratif, logistique et organisationnel de l’entreprise 
• La gestion administrative courante de l’entreprise 
•  La saisie comptable courante et le contrôle de gestion des produits et des charges relatives aux actions menées et aux frais de structure  

Responsabilités 

– Gestion administrative quotidienne 

– Suivi de la comptabilité générale 

– Préparation des documents comptables 

– Participation à la budgétisation 

– Traitement des opérations de paie 

– Communication avec les fournisseurs et clients 

– Classement et archivage des documents 

Descriptif des missions  

Accueil et intendance 

•  Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique de la structure : prise de messages, mise en relation, recherche d’information  
• Gérer les courriers entrants et sortants et l’envoi de documents administratifs  
• Gérer les mails de la boîte mail « contact »  
• Gérer les fournisseurs courants et les achats de fournitures et de consommables  
• Être la personne référente du système d’information et de gestion Zoho 
•  Appuyer le président dans la mise en place des outils de reporting et de suivi administratif pour l’équipe  

Missions administratives 

• Assurer l’interface avec les fournisseurs au quotidien (envoi de document, prises de RDV…) 
• Rédaction de mails et de courriers à destination  des partenaires et fournisseurs 
• Classement et archivage des documents administratifs et comptables  
• Participer à la rédaction du rapport d’activité et des bilans  
• Participation à la rédaction des fiches de paie 
• Participation à la rédaction des contrats du personnel de Kryptex 
• Liaison avec les interlocuteurs bancaires 
• Réception et relais des litiges 
• Appui administratif des dossiers de financement : montage des dossiers de demande, constitution des bilans quantitatifs et qualitatifs   

Comptabilité – Contrôle de gestion 

• Gestion et suivi de la facturation (entrante et sortante) : paiement des prestataires, relance, archivage et envoi des éléments au cabinet comptable, suivi du paiement des clients  
• Mise en paiement : du classement des factures d’achat au suivi des règlements  
• Saisie de la comptabilité courante, lettrage des comptes, rapprochements bancaires  
• Suivi des charges fixes, consultation des fournisseurs, contrôle des notes de frais  
• Suivi de trésorerie   
• Préparation et suivi de tableaux de bord financiers : plan de trésorerie, suivi des subventions, budgets … 

Appui à l’organisation administrative logistique et humaine des animations de l’entreprise 

•   Assurer le « back office » permettant  le bon déroulement des instances  
•  Rédaction et/ou supervision des processus, procédures et du manuel LEARN. 

Autre :  

•  Assister aux réunions d’équipe  

Formation et expérience  

De formation supérieure en comptabilité / gestion d’entreprise (bac+2 / bac+3), vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans sur une fonction équivalente dans les services administratifs et financiers d’une association, entreprise, collectivité.  

Vous avez de bonnes bases en comptabilité et en gestion.  

Aptitudes  

• Rigueur, méthode, organisation, souci de qualité du travail produit, discrétion professionnelle  
• Goût du travail pour le collectif en appui à l’équipe, qualités relationnelles 
•  Compréhension d’un environnement et adaptation aux évolutions organisationnelles  
• Force de proposition pour améliorer le fonctionnement du service  
• Autonomie et réactivité 
• Capacité à gérer du stress  
• Capacités d’initiative et de rendre compte  
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, outils web…)  
• Maniement des chiffres  
• Compétences rédactionnelles  
• Connaissance de l’univers du Jeu serait un plus  
• Avoir le sens de l’écoute et de la communication 

Conditions de travail  

• Travail au bureau : 35h/sem 
• Collaboration étroite avec le président, en relation avec le cabinet comptable en charge de la paie et des arrêtés comptables et avec le reste de l’équipe. 
• Revenu selon expérience : à partir de 1737 euros brut par mois