Assistant.e Administratif chez ESPCI Paris - PSL

PRÉSENTATION DE L’ESPCI Paris :

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shanghai (classe 300/400).

Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche. Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement.

L’ESPCI Paris est établissement composante de PSL, Paris Sciences et Lettres.

Chaque promotion est composée de 90 élèves Ingénieurs ESPCI. Ils suivent une formation de 3+1 an facultatif pluridisciplinaire en Physique, Chimie, Biologie.

Rattachement hiérarchique :

L’assistant.e administratif.ve à la Direction des Études est placé.e sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Études. Elle est placée sous la coordination scolarité à la Direction des Études.

PROFIL DU POSTE

Missions :

Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis/CIRIL).

1. Gestion administrative et logistique à l’enseignement Accueil des enseignants vacataires et titulaires (création de compte, badge).
2. Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l’emploi du temps, surveillance d’examen).
3. Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants.
4. Gestion administrative des dossiers des vacataires.
5. Appui au traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, et validation des vacations).

1. Gestion administrative et logistique des admissions sur titre Organisation logistique des épreuves (planning, réservation de salles, communication aux candidats)
2. Gestion administrative des dossiers des candidats
3. Tri, classement et archivage des données/ documents dans le logiciel de scolarité et du partage de la direction des études.

1. Gestion administrative à la scolarité des élèves ingénieurs (2A/3A) ou des étudiants d’autres institutions françaises (doubles-diplômes, échanges).Traitement des demandes administratifs (réception et rédaction des documents administratifs)
2. Gestion administrative des dossiers de césure
3. Gestion administrative des contrats professionnels
4. Tri, classement et archivage des données/des documents dans le logiciel de scolarité et du partage (notes, conventions d’échange…).
5. Suivi et mise en paiement de la bourse Crous.
6. la gestion administrative des dossiers de césure et des dossiers de contrats de professionnalisation de nos élèves de 2A (demande croissante)

1. Soutien logistique aux évènements organisés pour les élèves-ingénieurs en lien avec la Direction des Relations Industriellesorganisation de réunions/conseils et des évènements (forums, visites …)
2. gestion financière de ces évènements (réservations, achats, remboursements, …)

1. Gestion administrative et logistique au sein du service

• Préparation, prise de notes et organisation de réunions/conseils et des évènements (audit, remise des diplôme …)
• la gestion administrative et logistique des admissions sur titres (qui reviennent en présentiel à partir de cette année)
• la gestion administrative et logistiques des évènements organisés pour les étudiants par la Direction des Relations Industrielles (forums, visites de site, …)

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

PROFIL DU CANDIDAT

Compétences (savoir-faire) :

• Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)
• Appétence pour les chiffres
• Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être :

• Capacité d’adaptation et d’organisation
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Autonomie
• Très bonnes qualités relationnelles
• Travail en équipe

CONTACT

Prénom et NOM :

Fonction : Chargée du recrutement et des carrières

Téléphone : 01 40 79 58 23

MODALITÉS DE RECRUTEMENT

Catégorie : C

Filière : Administrative

Corps :

Le poste est à pourvoir :

• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : recrutement@espci.fr en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.

Le poste est à pourvoir au cours du mois de mars 2022.

ACCÈS

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) – RER B (Luxembourg) – Bus 21, 27 & 47 – 3 stations Vélib proches