Assistant de gestion administrative et comptable H/F chez A. D. INGENIERIE

L’Assistante de Gestion a pour objectifs principaux de :
– Appliquer la politique de gestion globale administrative et comptable mise en place par le Président
– Assister le Président dans sa politique administrative, RH, comptable
– Veiller au suivi médical du personnel
Elle a à ce titre un rôle important dans l’image de marque

Missions :
Services Généraux :
– Accueil téléphonique
– Gestion : Pointage des factures des frais généraux des portables, de l’électricité, des achats de consommables, imprimantes, des RDV d’entretien véhicules, du Service de nettoyage, des locaux (Agence SCI G4)
– Assistance Informatique : programmation et suivi des sauvegardes internes et externes, gestion
des soft compta, gestion des compteurs
– Relation banques : saisie et règlement des factures transmises par la Direction Générale
– Relation assurances : gestion et suivi des contrats

Direction Générale :
– Relation avec l’administration générale : Suivi et paiement URSSAFF, TVA
– Gestion des contrats d’intéressement du personnel
– Suivi du respect des procédures internes
– Suivi du respect des procédures du commissaire au compte

Facturation Clients et Gestion Trésorerie : *Fiche de saisie comptable E10
– Anticipation de la facturation des commandes clients
– Saisie, suivi et relance des paiements factures via le logiciel EBP
– Suivi de la trésorerie, mise à jour quotidienne du tableau de bord clients

Ressources Humaines
– Gestion des contrats de travail.
– Chaque mois : Saisie et suivi des congés, absences, Arrêts maladie, RTT
– A chaque embauche et de façon annuelle : Suivi de la médecine du travail (Organisation des
RDV, mise à jour du tableau des RDV, veille au respect de présence aux RDV
– Préparation, établissement, règlement des salaires

Organisation interne :
– Véhicules : conditions d’utilisation en interne et location de véhicules pour les déplacements,
gestion des prestataires (Selectour, Total Gr, Résa)
– Formation : Gestion administrative (conventions, convocations, restauration, hôtellerie, accueil
stagiaires, etc.)

QSSE :
Chaque fois que nécessaire pour les tâches ci-dessous : communication des informations à la
Responsable QSSE pour une bonne mise à jour des documents du Manuel Qualité de l’entreprise
– Contrôle de la validité des habilitations du personnel dont MASE / ISO : Dates, anticipation dans
les dates de prise de RDV, information au personnel, veille au respect de la présence du
personnel aux RDV, mise à jour du tableau de bord de suivi