Assistant de Direction H/F chez Sofia RH

MISSIONS PRINCIPALES

Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil
– Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
– Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
– Accueillir physiquement les rendez-vous.
– Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
– Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
– Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
– Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
– Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
– Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
– Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
– Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
– Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
– Gérer les notes de frais.
– Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
– Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

Communication
– Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

ACTIVITES EVENTUELLES

Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
– Réaliser un suivi administratif du personnel.
– Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).