Assistant de Direction H/F chez One RH
Un rôle clé au coeur du serviceRejoignez une entreprise locale à dimension internationale engagée depuis plus de 100 ans dans la fourniture mondiale de solutions temporaires et permanentes en matière d’espace. Leurs structures et bâtiments sont utilisés à des fins commerciales, publiques, événementielles, ainsi que pour des applications militaires et humanitaires.En tant qu’assistant.e de direction, vous assistez la Direction et les responsables, afin d’optimiser la gestion de leur activité (communication, préparation de réunions, accueil…). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Vous prenez en charge le suivi complet de dossiers (suivi de dossiers ou de projets, gestion administrative…) ou d’événements spécifiques.Vos principales missionsAssistanat de direction- Accueillir une clientèle ;- Filtrer des appels téléphoniques ;- Traiter l’information ;- Assurer la transmission des informations en interne et en externe ;- Préparer et mettre en forme les courriers ou documents pour les Directions demandeuses ;- Organiser des déplacements professionnels en prenant en charge toute l’organisation matérielle ;- Préparer et organiser des réunions ;- Saisir des documents numériques ;- Réaliser la gestion administrative du courrier ;- Organiser le planning des Directions demandeuses ;- Gérer l’archivage des Directions demandeuses.Dossiers ou projets divers en fonction des demandes des Directions- Préparer et gérer des dossiers spécifiques après avoir reçu les indications nécessaires ;- Gérer et rédiger l’ensemble des tâches administratives et de reporting confiées par la Direction.Récurrent de la Direction Technique- Etablir les contrats de sous-traitance ;- Suivre la facturation sur le département « Travaux » en lien avec les conducteurs de travaux internes et externes, ainsi que les prestataires, fournisseurs éventuels ;- Assurer le suivi administratif des AO et projets chantiers (DC4, DOE) ;- Assurer le suivi des dossiers de qualifications (Qualibat, PQT).Récurrent de la Direction Commerciale- Suivre les NPS ;- Suivre les PAQ ;- Répondre à et suivre toutes les demandes des contacts entrants ;- Concaténer, suivre, préparer les tableaux de présentation des statistiques commerciales.