Assistant de Direction H/F chez Genius
L’Assistant(e) de Direction accompagne l’ensemble de la Direction dans la gestion de ses tâches administratives et organisationnelles. Il/elle joue un rôle clé pour optimiser la gestion du temps et des priorités des membres de la Direction.1. Gestion administrative et organisationnelle- Gérer les agendas des membres de la Direction : planification des rendez-vous, réunions et déplacements.- Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions.- Rédiger et mettre en forme divers documents (rapports, présentations, notes, courriers).- Assurer la gestion et l’archivage des documents administratifs et stratégiques.- Gérer les emails et courriers professionnels de la Direction.2. Support aux activités stratégiques et opérationnelles- Assister dans la préparation et le suivi des recrutements (planification des entretiens, gestion des candidatures).- Aider à la mise en place et au suivi des formations internes.- Assurer la mise à jour des bases de données internes (effectifs, dossiers du personnel, projets en cours).- Participer à la gestion administrative des entrées et sorties du personnel.- Contribuer au suivi des projets transversaux menés par la Direction.3. Coordination interne et communication- Être l’interface entre la Direction et les différents services internes et partenaires externes.- Organiser les réunions internes (convocations, ordres du jour, comptes rendus).- Assurer un suivi des projets en cours et relancer les parties prenantes si nécessaire.- Faciliter la circulation des informations entre les équipes et la Direction.4. Gestion des déplacements et événements- Organiser les déplacements professionnels des membres de la Direction (réservations de transport, hébergements, etc.).- Coordonner l’organisation d’événements internes et externes en lien avec la Direction (séminaires, conférences, formations).- Gérer les aspects logistiques liés aux événements et réunions stratégiques.5. Soutien logistique et intendance- Anticiper les besoins quotidiens des membres de la Direction pour garantir le bon déroulement de leurs journées.- Assurer certaines tâches de logistique personnelle, notamment l’approvisionnement en produits essentiels et l’organisation de commandes spécifiques afin de faciliter leur quotidien.