Assistant de Direction H/F chez Fédération Hospitalière de France

Descriptif Gestion administrative et secrétariat : – Assurer les travaux courants de secrétariat et réaliser le traitement administratif des fonctions de la structure ; – Assurer le suivi des dossiers confiés et actualiser des tableaux de suivi, permettant de faciliter la lecture et l’exploitation des données ; – Produire des documents professionnels courants de qualité : o Production de documents adaptés aux besoins et aux demandes ; o Réalisation dans les délais requis ; o Respect des règles orthographiques et grammaticales ; o Respect de la mise en forme et de la charte graphique ; o Clarté du message transmis et style adapté à l’interlocuteur. Gestion de l’information et des communications : – Gestion du courrier ; – Organiser le traitement et la circulation de l’information et des documents ; – Assurer la communication des informations utiles en interne ou en externe ; Gestion de l’agenda et participation à l’organisation des différentes activités : – Coordonner le planning d’activités des directeurs et fixer les rendez-vous : o Respect des contraintes et impératifs (internes et externes) ; o Pertinence des priorités. – Organiser et participer à la préparation documentaire de réunions, visites, événements, groupes de travail. – Assurer la prise de note et rédiger les comptes rendus et/ou relevés de conclusion lors des différentes réunions et/ou instances. Suivi, classement et archivage des documents : – Assurer le classement et l’archivage de documents ; – Organiser la conservation, la traçabilité et l’accessibilité des documents.