Assistant de direction H/F chez Eurailscout France

Qui sommes-nous ?

Depuis 2013, EURAILSCOUT France contribue auprès des gestionnaires d’infrastructure, en particulier de SNCF Réseau, à moderniser et fiabiliser le réseau ferroviaire pour répondre à la demande croissante de mobilité et aux enjeux de la transition écologique.

Nous fournissons aux gestionnaires d’infrastructure ferroviaire des informations sur l’état du réseau ainsi que des solutions d’analyse intégrée.

Grâce à nos trains équipés de systèmes de mesures de haute technologie, nous collectons diverses données (géométrie de la voie, rails, caténaires, signalisation…) pour la surveillance et la maintenance des infrastructures ferroviaires.

Nous développons :

– De nouveaux moyens de mesure : de l’intégration de nouveaux systèmes à la conception et construction de nouveaux trains de mesures ;

– Des activités de post traitement et d’aide à l’exploitation des données ;

– Des services d’analyse et d’accessibilité des données grâce à une expertise variée qui va de l’IA au développement web en passant par notre connaissance des métiers de l’infrastructure.

Notre expertise concourt activement à la sécurité du Réseau ferroviaire, à l’amélioration de la fiabilité des installations, à une meilleure connaissance de l’évolution de l’état du réseau et à l’optimisation des coûts de cycle de vie des composants de l’infrastructure.

Missions :

Assistant(e) du Directeur :

Assure les missions suivantes :

• Gérer l’agenda du Directeur : prise de RDV, organisation de réunions, logistique des réunions, préparation de courriers / emails…
• Être le point d’entrée de l’entreprise pour les interlocuteurs externes : réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous ;
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers nécessaires au Directeur : consolidation d’éléments préparés par les collaborateurs, assemblage des notes, contrôle du respect des échéances ;
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels en collaboration avec l’équipe communication (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Organisation des déplacements (réservation trains, hôtels, taxis…).

Ces missions sont réalisées en appui du Directeur et des autres membres du Comité de Direction, qui peuvent solliciter l’appui de l’assistant(e ) de direction notamment pour l’organisation de RDV, réunions ou événements.

Facility manager :

Assure en appui des Directrices RH et GF, les missions de facility manager au sein de l’entreprise :

• Gestion des locaux : relation opérationnelle avec le bailleur, gestion des interventions préventives / dépannage sur les systèmes de chauffage, climatisation, installations électriques, protection incendie ;
• Gestion des services de bien-être : gestion des services de nettoyage, qualité des espaces collectifs ;
• Sécurité et environnement : application dans les locaux de l’entreprise des normes de sécurité, d’hygiène et d’environnement ;
• Commandes de matériel de bureautique, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons ;
• Assistance à la sélection des nouveaux fournisseurs (recherches sur internet d’entreprises du secteur, mise à jour de tableaux de sélection par critères…).

Appui administratif :

• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au Directeur que les informations essentielles ;
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus (Codir…) ;
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) ;
• Gérer les notes de frais du Directeur Général ;
• Assurer le suivi des conditions d’exécution de certains contrats, être le support ponctuel au service Administratif et Financier (commandes clients, factures clients, BL…) ;
• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations ;
• Participer au suivi administratif du personnel

Communication :

Assure en appui de la Directrice RH une contribution aux actions de communication :

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) ;
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Les missions proposées ci-dessus ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer au regard des enjeux de l’entreprise.

Cursus et compétences recherchés

• Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI.
• Expérience : 2 ans minimum en assistanat de direction.
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).
• Très bonne maîtrise du Français.
• Excellente organisation, rigueur, enthousiasme, capacité à travailler en équipe, esprit d’initiative, capacités rédactionnelles, réactivité, discrétion.

Conditions d’exercice :

Disponibilité : poste à pourvoir ASAP

Contrat : CDI

Rémunération : Rémunération fixe annuelle brute comprise entre 25.000€ et 30.000€ (selon profils)

Temps de travail : 37h30

Lieu de travail : siège Eurailscout France – 75010 Paris. 15 minutes à pied des Gares du Nord et de l’Est

Convention collective : Syntec

Lien hiérarchique : rattaché au Directeur Général

Les avantages :

• 15 jours de RTT par année civile complète (en plus des congés payés) ;
• Titres restaurant d’une valeur de 10e, pris en charge par la société à 60% ;
• Transport en commun pris en charge par la société à hauteur de 75% ;
• Prime d’intéressement liée à la performance de la société ;
• Prime de vacances ;
• Compte Epargne Temps ;
• Mutuelle et Prévoyance ;
• Télétravail d’1 journée pouvant aller ponctuellement jusqu’à 2 jours par semaine ;
• Locaux modernes et conviviaux en plein cœur de Paris ;
• Formations professionnelles et promotion de la mobilité interne ;
• Environnement de travail responsable : certification EcoVadis / Great Place To Work / ISO 9001 ;
• Des réductions sur les courses, les loisirs (voyages, sport, cinéma, parcs…) …via la plateforme du CSE.

Pourquoi nous rejoindre ?

Pour participer au développement d’une entreprise innovante, dynamique et en pleine croissance.

Pour s’épanouir et évoluer dans une entreprise à taille humaine et bienveillante, privilégiant le travail collaboratif et accompagnant ses collaborateurs dans leurs parcours professionnels.

Pour faire partie d’une société responsable et engagée, ayant à cœur de développer une culture d’entreprise axée sur l’amélioration des conditions de travail de ses salariés ainsi que son empreinte environnementale et sociétale.

Nos offres sont ouvertes aux salarié(e)s reconnu(e)s travailleurs et travailleuses handicapé(e)s (RQTH)

Type d’emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 25 000,00€ à 30 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel