Assistant de Direction H/F chez CHU Bordeaux
Le poste d’assistant de Direction est basée à la Direction Générale, au sein de la Direction de l’Offre et de la Performance et de la Direction de la Télémédecine- Organiser, pour la directrice, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés au service et suivi des dossiers.- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, anticiper la préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions…)Principales- Organisation de réunions (convocations, réservation de salles, envoi des ordres du jour, suivi des présences et préparation du dossier pour le directeur…)- Prise de notes, rédaction de comptes rendus et mise en forme des documents- Prise de rendez-vous / Gestion des agendas- Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques- Reproduction et diffusion de documents, dossiers- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, traitement, tri, diffusion, archivage)- Gestion des absences sur le logiciel de gestion du temps- Anticipation et préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions- Effectuer des recherches documentaires ciblées à la demande- Assurer la gestion des parapheurs- Assurer la planification des réservations de salles de réunion- Gestion des archives papiers et numériques- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)Mission spécifique :Travail en binôme avec le secrétariat de la direction des finances