Assistant de Direction H/F chez Beijer Ref

L’assistant(e) de direction accompagne au quotidien le Président, afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec le Président, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder. Il/elle accompagne les membres du comité de Direction sur divers sujets en transverse.

Rattaché(e) à notre Président, vous aurez notamment en charge :

Organisation de l’agenda du Président :

Gérer l’emploi du temps, accueil téléphonique et physique, préparation et suivi des dossiers en amont.

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

Organisation et supervision des déplacements du Président et des membres du comité de direction.

Organisation d’événements internes :

Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, déjeuners d’entreprise…).

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation du Président :

Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles.

Assister aux réunions du comité de direction et en rédiger les comptes rendus.

Gestion administrative des parcs automobiles (plus de 50 véhicules) :

Suivre les commandes, livraisons / restitutions et sinistres.

Être l’interlocuteur de tous les salariés ayant un véhicule de fonction.

Alerter en cas de règles de sécurité non respectées.

Validation des factures.

Missions transverses pour les membres du comité de direction.