Assistant de Direction F/H chez (Confidentielle)

Véritable bras droit de la Direction Générale, l’Assistant.e de Direction / Office manager intervient en tant que soutien stratégique et opérationnel au sein de l’agence tout en pilotant l’ensemble des questions d’office management. Véritable facilitateur·rice, il/elle contribue activement à la fluidité de la gestion interne et à l’optimisation des process.1. Gestion commercialeRelance des clients pour l’obtention des bons de commandeSuivi et archivage des accords de confidentialité (signature, classement)Création et suivi des bons de commande pour les freelances (compétences ou capacités)Relances régulières pour l’obtention des factures freelances.2. Gestion comptableSuivi et reporting auprès des organismes : Maison des Artistes…Réception, enregistrement et transmission des factures fournisseurs dans l’espace partagé avec la comptabilitéTraitement des notes de frais (collecte des justificatifs, récapitulatifs et transmission à la comptabilité).3. Gestion RHSoutien RH sur le suivi administratif du personnel (en lien avec les ressources humaines) : gestion des congés, suivi d’Eurecia…Reporting du temps passé des équipes (feuilles d’heure)Prise en charge de dossiers confidentiels (RH, juridiques, financiers)4. Gestion administrative et office managementRéception et orientation des appels entrants / traitement du courrier Classement et archivage des documents (étiquetage, mise en boîte, rangement).Maintenance des locaux, gestion des interventions (plomberie, climatisation, serrurerie, etc.).Supervision informatique (y compris serveurs) en lien avec l’équipe IT Gestion de l’organisation de l’espace (déménagement…)Gestion des stocks : fournitures de bureau, achats alimentaires pour les équipes, et cadeaux clients.Organisation d’événements internes (anniversaires, pots de départ, etc.)Organisation de l’onboarding des nouveaux salariés (préparation des fournitures, accès…)Assurer le bien-être des équipes au quotidienAssurer la propreté et bonne tenue des locaux 5. Support aux activités de l’agenceSuivi administratif des projets clients : préparation de devis…Contribution à la préparation des réunions client (dossiers, présentations)Mise à jour et suivi des outils de gestion interne (plannings, CRM, tableaux de bord)