Assistant de direction des Archives départementales chez Département de Maine-et-Loire

L’assistance de direction est une professionnelle confirmée et assure principalement :

• la liaison avec les partenaires internes et externes de la direction des Archives et la diffusion de l’information au sein de la direction
• l’assistance de la directrice dont le suivi de l’agenda, des contacts et la préparation des dossiers
• l’enregistrement de l’ensemble du courrier en arrivée avec la maîtrise de la GEC
• le secrétariat administratif : rédaction des courriers généraux, suivi et envoi des réponses aux recherches

Missions

Activités Principales

Assistance de direction : point de coordination avec le secrétariat général, les autres directions et l’ensemble des partenaires internes et externes ; diffusion de l’information au sein de la direction, suivi des échéances, organisation de réunions, suivi des réservations de salle

Assistance de la directrice : tenue de l’agenda de la directrice, gestion des contacts, accueil des rendez-vous, prise de notes, préparation de dossiers

Courrier : enregistrement de tout courrier en arrivée, maîtrise de la Gestion Electronique du Courrier (GEC), tri et classement

Secrétariat : rédaction administrative des documents en respect de la charte, centralisation et envoi des réponses dans les délais aux demandes de recherches par correspondance

Activités Secondaires

Ressources humaines : correspondant Tribu (suivi des nouveaux arrivants, mise à jour organigramme/annuaire), suivi administratif des stages préprofessionnels

Polyvalence : renfort ponctuel aux autres activités administratives du service (accueil, standard etc.)

Transversal : participation ponctuelle aux projets transversaux de la direction

Profil

Savoirs (connaissances théoriques)

Maitrise des techniques de secrétariat dont la rédaction administrative et les outils bureautiques en usage au Département (Windows, Outlook, Word, Excel, Powerpoint)

Maitriser les règles de la correspondance administrativeConnaissance de la réglementation propre aux Archives, à acquérir si besoin

Bases du statut de la FPT ; connaissance des dispositifs de formation

Savoir-faire (lié à l’expérience pratique)

Planifier et intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités

Hiérarchiser les informations et transmettre les messages avec discernement

Rédiger, mettre en forme tout document administratif ; gérer l’arborescence des fichiers Maîtriser (après formation éventuellement) les outils des gestion interne au Département, tels que : GEC, Tribu, e-mission etc.

Savoir procédural (procédures)

Connaitre l’organigramme et le fonctionnement du Département, en particulier les circuits administratifs et les règlements mis en place par la collectivité.Maîtriser les procédures de saisie et de circulation des courriers dans la G.E.C.

Savoir relationnel (relations humaines)

Sens du service public et sa disponibilité

Sens du relationnel, savoir renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours et son action, relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

Autres

Etre réactif et s’avoir s’adapter à l’activité

Document en téléchargement

• Fiche de poste assistant de direction Télécharger – pdf (578 kilo_bytes)