Assistant d'Agence H/F chez Dalkia Electrotechnics
Vous êtes un(e) professionnel(le) de l’administratif doté(e) d’un excellent sens de l’organisation et d’une grande autonomie ? Vous souhaitez prendre part au pilotage des processus clés d’une agence dynamique et contribuer activement à sa performance ? Alors cette opportunité est faite pour vous ! Nous recherchons un(e) Assistant(e) d’Agence (H/F) de talent pour renforcer notre équipe et devenir un pilier de notre efficacité opérationnelle.VOS MISSIONS PRINCIPALES :En collaboration étroite avec l’équipe administrative (composée d’une assistante d’agence et d’un intérimaire), vous serez au coeur de la production administrative de l’agence et en assurerez le pilotage global. Vos missions seront variées et stimulantes :- Gestion Administrative Complète : Vous produirez et contrôlerez la donnée administrative, garantissant la fiabilité et la conformité de nos processus. Vous serez le garant de la tenue à jour des dossiers du personnel (environ 70 personnes), de la gestion des contrats (intérimaires et salariés) et du suivi des habilitations et autorisations.- Pilotage des processus RH : Vous assurez le suivi rigoureux des pointages quotidiens, l’import des données et la saisie sur nos outils, dans le respect des échéances de paie et de clôture. Vous gérerez également la planification des absences, des congés et des formations.- Suivi et relance des impayés : Vous serez en charge de la Balance Âgée (BAG) en lien avec le service recouvrement, effectuerez les relances nécessaires auprès des clients et gérerez les avoirs.- Création et émission des factures clients : Vous établirez les factures relatives aux chantiers, en veillant à leur exactitude et à leur conformité.- Gestion analytique : Vous assurerez la saisie des chantiers et des commandes clients dans notre système de gestion, incluant la numérisation des documents dans la GED.- Participation aux Appels d’Offres et Certifications : Vous appuierez l’équipe dans la veille, le téléchargement, la constitution et l’envoi des dossiers de réponse aux appels d’offres. Vous préparerez également les dossiers et audits de certifications.- Sécurité et Environnement : Vous participerez activement à la gestion de la sécurité (extincteurs, parc, bureaux) et au suivi environnemental (traçabilité des déchets).- Gestion de l’Accueil et des Archives : Vous serez en charge de l’accueil téléphonique et physique, de la distribution du courrier, et de l’archivage.