Assistant contrats transversaux et aide au pilotage de la qualité du BGF F/H chez Sorbonne Université
Description du poste
Versant
Catégorie (DGAFP)
Corps
Domaine / métier
Nature de l’emploi
Statut du poste
Intitulé du poste
Présentation de la structure recruteuse
Présentation du bureau : Au sein de la DR&I, le Bureau de gestion financière (BGF) des contrats de recherche a pour mission de gérer financièrement l’ensemble des conventions de recherche quel que soit le financeur, pour un montant variant entre 60 et 70 millions d’euros par an. Il est l’interface entre la centaine de laboratoires et les financeurs des contrats, il met les crédits en place et veillent à ce que les financeurs reçoivent tous les justificatifs nécessaires. Il est le garant des comptes pour toutes les conventions de recherche.
Description du poste
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
Mission : Sous l’autorité de la Chargée des contrats stratégiques et du pilotage de la qualité et en lien avec la Responsable de bureau, l’Assistant-e des contrats transversaux a pour mission d’accompagner le bureau dans l’amélioration de la dimension financière des projets stratégiques pour la recherche de Sorbonne Université (MESR, PIA, France 2023, …).
Activités principales :
- Gestion d’un portefeuille de contrats interfacultaires et de certains contrats facultaires ;
- Mise en place et suivi de l’outil de gestion des frais généraux et de l’eOTP mutualisé pour les unités de recherche ;
- Contribution à la démarche qualité, au contrôle interne, et au suivi des indicateurs du bureau;
- Appui à la chargée des contrats stratégiques, et ponctuellement aux chefs de pôle et à la cheffe de bureau.
Pour les contrats dont elle/il a la responsabilité, elle/il est chargé-e de :
- Création et modélisation de la convention dans l’outil de gestion financière SIFAC (eOTP et PFI)
- Mise en place du budget de manière pluriannuelle
- Contrôle d’éligibilité pour toutes les dépenses (factures, missions, stagiaires, salaires …) en fonction du contrat de recherche
- Préparation des échéanciers de factures clients
- Préparation de la justification financière et tout document demandé par le financeur
- Préparation des dossiers d’audit pour les justifications des contrats européens ou autres
- Émission de factures clients
- En lien permanent avec l’Agence comptable pour la prise en charge comptable des factures clients, rapprochement avec les encaissements et recouvrement
- Prélèvement de la participation aux coûts induits par les conventions de recherche
Conduite de projet : NON
Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de SU
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
- Bonne connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique.
- Bonne maîtrise informatique, notamment pour l’utilisation des logiciels Sifac, Word et Excel,
- Bonne connaissance des exigences de justification des organismes publics (Europe, ANR, DGE, BPI, REGION, CANCEROPOLE…)
- L’organisation de son poste de travail
- Savoir organiser et planifier son travail à partir des priorités
- Proposer des améliorations
- Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels
- Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
- Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
- Assurer une veille permanente sur les données propres au domaine de gestion
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Avoir des aptitudes à développer ses connaissances et compétences
- Autonomie, rigueur, méthode et précision dans le travail
- Sens de l’organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d’adaptation
Durée du contrat (mois)
Quotité
Informations complémentaires
Encadrement
Télétravail possible
Conditions d’exercice
Conduite de projet
Critères candidat
Niveau d’études
Niveau d’expérience min. requis
Localisation du poste
Localisation du poste
Lieu d’affectation (sans géolocalisation)
Site
Demandeur
Date de vacance de l’emploi
Organisme de rattachement
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de vingt-cinq 27 sites en Ile-de-France et en régions.
Référence
2025-207