Assistant auprès de la Présidence F/H (réf. CP5) chez Sorbonne Université

Vous souhaitez apporter vos compétences et votre motivation pour faciliter l’action d’une équipe élue ; vous avez envie de travailler dans un environnement stimulant auprès de la présidence d’un établissement de premier plan dans l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation ; vous souhaitez rejoindre une équipe soudée, bienveillante et pleinement engagée au service de la communauté de Sorbonne Université ; vous avez une expérience dans l’assistanat de direction ; vous aimez apporter des solutions face aux aléas et défis d’un collectif ; rejoignez le cabinet de la présidence de Sorbonne université !

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des services centraux universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Le cabinet de la présidence, composée de la directrice de cabinet, du chef de cabinet, des attachés auprès des vice-présidents et des assistantes et assistants, anticipent l’organisation du travail de l’équipe présidentielle et assure son soutien opérationnel au quotidien.

Assurant un rôle essentiel pour permettre aux membres de l’équipe présidentielle la conduite de la politique de l’établissement, en interaction étroite avec les attachés de vice-présidents, les assistantes et assistants du cabinet assurent le montage et la coordination des agendas de la présidence, l’organisation logistique, la préparation et l’accueil des rendez-vous et réunions.

Description du poste :

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans).

Fonctions : Assistant ou assistante auprès de la Présidence

Emploi-type : Secrétaire administratif (SAENES) ou Technicien en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : SAENES ou TECH

BAP : J

Mission :

Placé-e sous l’autorité du chef ou de la cheffe de cabinet, au sein d’une équipe de 4 assistantes et assistants et en interaction étroite avec des attachés, l’assistant ou d’assistante de la présidence assure l’organisation de l’agenda et de l’activité des vice-présidentes et vice-présidents, et assiste le cabinet dans l’exécution de ses activités notamment événementielles et protocolaires.

Activités principales :

Gestion des agendas de vice-présidentes et vice-présidents (VPs) et appui logistique

• Organisation et gestion des agendas des VPs
• Préparation des rendez-vous en étroite relation avec les VPs et les membres du cabinet : montage de réunions, réservation de salles et de visioconférences, préparation dans l’agenda des ordres du jour et participants, préparation du dossier, accueil
• Interaction et suivi des demandes des VPs auprès des interlocuteurs internes et de partenaires, y compris internationaux
• Traitement et rédaction de mails et courriers simples, appels
• Suivi des signatures, pouvoirs et participations des VPs aux instances internes et extérieures
• Préparation et mise en œuvre des déplacements des VPs, en relation avec le service chargé des réservations : cadrage logistique, identification des billets et de l’hébergement, ordres de mission
• Passation de commandes en lien avec l’agenda des VPs : prestations traiteurs, achats logistiques

Accompagnement du cabinet et appui logistique

• Appui à la gestion logistique des événements portés par la présidence, en lien étroit avec le chef ou la cheffe de cabinet et les attachés
• Organisation des contacts de la présidence, trombinoscopes internes et externes
• Construction et mise à jour de listes de diffusion fiabilisées au fil de l’eau
• Diffusion de documents et archivage rigoureux.
• Participation à des réunions de cabinet.
• Suivi du calendrier des instances et des réunions de gouvernance avec les composantes
• Suivi des demandes d’interventions informatiques, de fournitures de bureau, de prestations événementielles, en relation avec le service gestionnaire (bons de commandes, facturations, etc.)

Autres activités :

Dans le cadre de l’organisation mise en place par le chef ou la cheffe de cabinet :

• binôme avec la seconde assistante de la présidence pour la gestion de l’agenda des VPs et remplacement en cas de congés ou d’absence
• Coordination avec l’assistante personnelle de la présidente et avec le gestionnaire des services généraux

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Descriptif du profil recherché :

Connaissances transversales souhaitées :

• Connaissances de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
• Connaissance générale des procédures administratives.
• Anglais intermédiaire.

Savoir-faire :

• Techniques de secrétariat (gestion d’agendas complexes, prises de rdv…).
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, google agenda, Word, Excel, Power Point).
• Bon rédactionnel et très bonne orthographe.
• Grande capacité d’organisation.
• Tenue de liste de tâches à accomplir
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie de l’avancée des dossiers confiés.
• Capacité d’agir dans des délais très courts avec méthode et rapidité.
• Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes.

Savoir-être :

• Disponibilité et réactivité
• Rigueur et conscience professionnelle
• Discrétion professionnelle
• Excellent relationnel et sens du travail en équipe

Conditions particulières d’exercice :

Afin d’assurer la continuité du service au sein du secrétariat du cabinet :

• Organisation horaire à convenir dans le cadre d’une activité sur site du cabinet de 8h30 à 18h30. Les horaires de l’assistant ou de l’assistante de la présidence s’organisent dans ce cadre et en cohérence avec les horaires de l’assistant personnel ou l’assistante personnelle de la présidente.
• Organisation des plages de permanence physique et téléphonique en alternance avec l’assistant personnel ou l’assistante personnelle de la présidente
• Congés à prendre en coordination avec les autres assistantes et assistants de la présidence.
• Souplesse horaire lors d’évènements, dans le cadre d’un agenda anticipé et d’horaires compensés.
• Mobilisable en situation de crise.