ASSISTANT, ASSISTANTE MÉTIER F/H chez Caisse des Dépôts

Au sein du secrétariat général, vous aurez pour missions :

• D’assurer l’ensemble du secrétariat et plus particulièrement les activités logistiques
• Garantir le bon fonctionnement de l’activité administrative au sein de la DR et assurer le suivi complet des dossiers
• D’assurer une circulation fiable de l’information

• De jouer un rôle d’interface avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes

La DR compte également une assistante de direction. Vous pourrez être amené à assurer en tant que de besoin, la continuité de service du secrétariat du directeur régional.

Ces missions reflètent l’essentiel de l’activité à ce jour mais sont susceptibles d’ajustements au regard des évolutions futures de la direction. Vous pourrez aussi participer à des projets transversaux liés à votre activité.

ACTIVITES PRINCIPALES

Logistique

• Accueil, relations, négociations et suivi des contrats passés avec les prestataires
• Gestion des demandes de maintenance / réparation et des interventions auprès des prestataires
• Gestion de la relation avec le gestionnaire de l’immeuble et le syndic de copropriété
• Gestion des relations avec les services du DOT (flotte automobile, direction de l’immobilier)
• Gestion des véhicules de service, notamment en les emmenant au garage pour les révisions et/ou réparations,
• Suivi et commande de fournitures, papier, matériel sanitaire, petits meubles, café, eau
• Gestion des commandes de plateaux repas, buffets, accueils café dans le cadre de réunions externes et/ou internes
• Gestion des badges d’accès aux locaux
• Assurerez, en tant que de besoin, back up du poste d’assistante budgétaire et correspondante informatique
• Suivi des différents sujets sur le site de Nice et s’y rendre autant que de besoin pour appui aux équipes

Secrétariat

• Accueillir les interlocuteurs, orienter les appels, transmettre et assurer le suivi des messages téléphoniques et courriels

• Enregistrement du courrier arrivée et départ pour l’ensemble de la DR
• Diffusion des directives et la remontée d’informations
• Tenue de l’agenda, organisation de réunions et événements (réservation de salles, suivi logistique, suivi des confirmations de présence, accueil des participants, commande et suivi des prestations café/buffet/repas) et des déplacements des membres de la Direction du développement commercial et territorial et de la Direction de l’Appui au Développement
• Mise en forme, rédaction et/ou relecture-corrections de documents et notes (Word, Excel, Power point), préparation et suivi de circulation de parapheurs, constitution de dossier de travail et recherches documentaires…
• Classement et l’organisation de la documentation
• En tant que de besoin, organiser les déplacements (création des ordres de missions, réservations des billets, hôtels…) et prend en charge les formalités administratives afférentes

Assistance commerciale en back up

• Accompagnement de la dimension commerciale associée au traitement des dossiers : prises de rendez-vous pour les collaborateurs de la direction du développement commercial et territorial ainsi que pour ceux de la direction de l’appui au développement, orientation des demandes, relation téléphonique et courriers, renseignements sur l’éligibilité des projets et sur l’évolution du traitement des affaires
• Gestion des flux d’information dans les systèmes d’information
• Suivi, mise à jour et extraction des fichiers clients des systèmes d’information (Dclic)
• Proposition et contribution à la réalisation de campagne de mailing clients
• Back up pour l’orientation des messages reçus sur l’adresse générique de la DR
• Réponses à faire aux demandes relatives aux actifs en déshérence et au CPF

Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ni de genre. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Connaissances

• Bonne connaissance du groupe CDC, de l’offre globale de la Banque des Territoires (investisseur, prêteur, bancaire, ingénierie territoriale), des missions exercées en Direction Régionale et des politiques publiques locales des missions de la Banque des Territoires exercées en directions régionales.

Compétences

• Outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams…) et applicatifs métiers spécifiques (exemples : Lagon, D’Clic, …)
• Sens de l’organisation personnelle et collective, souci du reporting
• Bonnes capacités à prioriser, à traiter des dossiers avec la contrainte du temps et à gérer plusieurs dossiers en même temps
• Capacité à travailler en équipe, en collectif et en réseau pluridisciplinaire

Savoirs-être

• Discrétion
• Rigueur
• Aisance relationnelle, diplomatie
• Qualités d’expression écrite et orale

Banque des Territoires – Direction du réseau – Direction régionale Provence Alpes Côte d’Azur

L’entité

Créée en 2018, la Banque des Territoires est un des cinq métiers de la Caisse des Dépôts.

Porte d’entrée client unique, elle propose des solutions sur mesure de conseil et de financement en prêts et en investissement pour répondre aux besoins des collectivités locales, des organismes de logement social, entreprises publiques locales et des professions juridiques. Elle s’adresse à tous les territoires, depuis les zones rurales jusqu’aux métropoles, avec l’ambition de lutter contre les inégalités sociales et les fractures territoriales.

La Banque des Territoires est également une marque déployée dans les 16 directions régionales de la Direction du réseau et ses 35 implantations territoriales afin d’être mieux identifiée auprès de ses clients et au plus près d’eux.

Chiffres clés

• Effectifs de la Direction régionale : 62 permanents dont 57 à Marseille et 5 à Nice

dont équipes commerciales : 36

• Nb implantation : 2
• Nb de plaques territoriales : 4

• Activités de la Direction régionale
  • Investissement (fonds propres) : 152 M€
  • Prêts : 1 Mds€
  • Professions Juridiques : 44 M€ sur 158 prêts
  • Nb villes labélisées Action Cœur de Ville :13 ; Nb Territoires Industrie : 8 ; Nb Petites Villes de Demain : 56 ; Nb quartiers prioritaires politique de la Ville : 25

L’équipe

Le/la titulaire du poste est placé(e) sous l’autorité de la Secrétaire Générale et rattaché(e) à la Responsable Conformité, dont il/elle dépend hiérarchiquement. L’équipe du Secrétariat Général est composée de 9 collaborateurs (rices) exerçant des missions très diverses.

Au sein du secrétariat général, vous intégrerez l’équipe des d’assistant(e)s métier composée de 2 collaborateurs (rices). Cette équipe vient, dans son domaine d’activité, en appui de l’ensemble des collaborateurs (rices) de la direction régionale.

Le mot du manager

La polyvalence des missions rend la fonction d’assistant(e) métier très intéressante et permettra au titulaire du poste d’être en relation avec l’ensemble des équipes de la Direction régionale.

Conditions d’exercices

• Déplacements sur le périmètre des Bouches du Rhône dans le cadre de ses missions de logistique (suivi et entretien des véhicules de service, interventions auprès de prestataires)
• Permis de conduire impératif