Assistant - Assistante Administrative et Secrétariat Technique H/F chez Eurofirms France

Les principales missions confiées :
– La gestion, le suivi administratif et l’organisation générale de la structure (secrétariat gestion des courriers et des mails, des agendas partagés, des contrats de maîtrise d’oeuvre et d’études, de la facturation clients et fournisseurs, de la transmission des pièces au comptable…)
– L’assistance des chefs de projet dans La gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (dans le cadre des suivis de chantier – établissement des OS, préparation des rapports d’analyse des offres, traitement des situations de travaux des entreprises, DGD, des documents EXE, etc)
– La participation au développement de l’activité (mise à jour du site internet, des références de l’entreprise, réponses aux appels d’offres publics : veille, établissement des pièces de la candidature, préparation des éléments de l’offre pour le chargé de projet, dépôt sur les plateformes dématérialisées…)
– Appels d’offres publics / développement :
– Elaboration des dossiers administratifs de candidature ou d’offre ;
– Suivi des offres (contact des partenaires, regroupement des pièces, envoi dématérialisé).
– Gestion facturation clients publics (Edition/Envoi/Relance)
– Vérification des Bulletins de salaires (2 salariés)
– Très bonne maîtrise d’Excel (tableaux complexes)
– Connaissance des procédures de dématérialisation pour les Appels d’offre et la facturation

Détail des tâches :

Secrétariat :
– Gestion du courrier et des mails – Accueil téléphonique
– Classement / Archivage
– Gestion de tous documents administratifs
– Gestion des agendas partagés (google/outlook)
– Gestion des fournitures de bureau (stock, commande et réception)

Gestion/Organisation :
– Mise à jour de tableau de bord d’activité (tableaux Excel)
– Gestion facturation clients (Edition/Envoi/Relance) collectivités publiques sur Chorus
– Gestion factures fournisseurs (vérification/paiement)
– Transmission des pièces au cabinet comptable pour la réalisation du bilan et la déclaration de TVA

Social :
– Envoi des variables de paie au cabinet comptable
– Vérification des Bulletins de salaires
– Suivi des dossiers des salariés (embauche, arrêt maladie, congés, formation…)

Appels d’offre :
– Veille des appels d’offre
– Téléchargement des DCE
– Montage des dossiers administratifs des candidatures et offres
– Contact des partenaires
– Regroupement des pièces
– Mise en page des notes méthodologiques (Word)
– Préparation des tableurs pour le chiffrage (Excel)
– Envoie par Démat (plateforme de dématérialisation)
– Suivi

Communication :
– Création et mise à jour des fiches de référence
– Mise à jour du site internet

Secrétariat technique :
– Préparation des pièces techniques (saisie des offres d’entreprise pou alimenter les rapports d’analyse d’offres,