Assistant Administratif RH et Comptable H/F chez Fondation de Rothschild

La Fondation est née il y a plus de 160 ans de la volonté de conjuguer une solidarité communautaire au profit des plus défavorisés avec

celle d’une innovation dans la prise en charge des personnes en détresse.

La fondation est déterminée à faire vivre l’esprit de solidarité qui l’anime depuis sa création en développant son activité dans les domaines médicaux, médicaux – sociaux et social.

La Fondation de Rothschild recherche pour la Maison d’Enfants Les Talents, un

Assistant Administratif RH et Comptable H/F en CDI temps plein à Chevilly Larue (94 550).

L’assistant Administratif RH et Comptable organise et traite les informations administratives.

Il assure le suivi des dossiers et les relations internes et externes au sein de l’unité de vie et de l’établissement.

Accueil

· Veiller à garantir un accueil physique et téléphonique pertinent et de qualité,

· Garantir le respect de la confidentialité et respecter les spécificités de prises de

charge (situations familiales).

Secrétariat

· Piloter l’ensemble des tâches administratives et s’assurer du rendu qualitatif et du

respect des délais,

· Rédiger et mettre en forme des courriers, des rapports,

· Rédiger et diffuser des notes d’information (tenue d’un chrono),

· Assurer le classement des documents administratifs,

· Gérer le courrier départ/arrivée, le compostage systématique et la distribution

Commander et suivre l’utilisation des fournitures de bureau.

Comptabilité, finances

· Gérer l’activité des services en lien avec sa hiérarchie

· Facturation des jeunes auprès des départements

· Effectuer le reporting mensuel et l’analyse de l’activité en lien avec le chef de service

· Gérer le suivi des caisses, des comptes, des paiements par carte bancaire

· Rapprocher et ventiler les factures des fournisseurs en lien avec les bons de commandes ou les contrats

· Rapprocher et ventiler les factures des repas

· Rapprocher et ventiler les factures liées à la gestion des voitures

· Participer à l’élaboration des données concernant le rapport annuel

· Fournir les données afin d’élaborer le budget prévisionnel

Gestion RH

· Gérer les dossiers du personnel (collecte les documents administratifs relatifs aux embauches ainsi que des déclarations obligatoires),

· Organiser les visites médicales en lien avec le service de santé au travail de la Fondation (convocation, prise de rendez-vous)

· Assurer le suivi administratif des absences des salariés

· Préparer l’interphase entre Octime et le logiciel paie

· Saisir sur le logiciel paie les contrats de travail des salariés, les éléments variables de paie après validation par le Directeur

Dossier du jeune

· Saisir le dossier administratif du jeune à l’admission,

· Suivre la facturation némoweb,

· Extraire des données de némoweb à la demande du directeur.

Travail en réseau

· Entretenir de bonnes relations avec les correspondants extérieurs, entreprises extérieures et les fournisseurs

· Etre force de propositions et veiller à l’amélioration continue sur ses champs de compétences

· Maintenir à jour la base de données des adresseurs.

Mission qualité/travail institutionnel

En lien avec l’ingénieur qualité du Siège de la Fondation, ou du responsable qualité site :

· Participer aux démarches d’amélioration continue de la qualité et de la gestion des risques au sein du site : évaluation interne et externe, recueil des indicateurs, signalement des évènements indésirables

· Aider à la mise en place des plans d’actions d’amélioration continue de la qualité, · S’impliquer dans l’élaboration de divers projets

· Participer aux réunions

Qualifications requises :

La formation requise et/ou les qualifications requises

– Niveau Bac+2 : BTS Assistante de Direction – DUT GEA,

– Logiciel de bureautique : Word-Excel-Powerpoint,

– Logiciel jeune : némoweb profil secrétariat

– Logiciel RH, compta, formations.

L’expérience professionnelle requise

– Connaissance du service éducatif.