Assistant Administratif Polyvalent H/F chez Groupe ACAF

POSTE : Assistant Administratif Polyvalent H/F DESCRIPTION : Nous recrutons un(e) Assistant Polyvalent (H/F) en CDI, pour accompagner le fonctionnement quotidien de notre agence basée à Gap (05). Vous intégrez une agence à taille humaine (15 salariés) et assurez un appui administratif transversal auprès de l’ensemble des services du site. Missions : SAV : – Assurer l’accueil téléphonique et physique du service SAV – Traiter, transmettre et suivre les demandes d’intervention – Planifier et mettre à jour les rendez-vous des techniciens (contrôle technique, pompage etc.) – Préparer et envoyer les rapports d’activité aux clients – Créer et mettre à jour les fiches des appareils et la base de données SAV – Gérer les cartes SIM et la base des téléalarmes – Programmer, vendre, expédier et facturer les télécommandes Commercial : – Suivre les appels d’offres et les donner à la cellule de chiffrages – Etablir, transmettre, enregistrer et relancer tous types de devis, propositions contrats – Informer les clients (planning, pièces en commande, dates, affichages, ) – Effectuer les demandes d’achats Chantier : – Créer les dossiers de chantier (papier et informatique) – Envoyer les plans aux architectes – Lire les comptes-rendus et transmettre les informations aux équipes – Etablir et envoyer les DOE (bureau de contrôle et clients) – Etablir et diffuser les documents administratifs (PPSPS, déclaration de sous-traitance, BREAM) – Suivre les réserves, leurs levées et les non-conformités auprès des fournisseurs – Etablir, diffuser et enregistrer les conventions de mise en service chantier – Réceptionner et suivre les demandes d’interventions en GPA – Aider à la préparation de chantier (les déclarations de voirie, demande d’accès, réservation de parking,) Gestion administrative : – Traiter, Transmettre et répondre aux mails – Réaliser l’accueil téléphonique et physique – Enregistrer, Transmettre et archiver tous les documents liés à l’activité – Prendre en charge le courrier (tri, diffusion, affranchissement, ramassage,) – Effectuer toutes les tâches permettant le bon fonctionnement du service Les avantages chez ACAF : – Poste basé à Gap (05). – 35h/semaine : Du lundi au vendredi 8h-12h // 14h-17h – Salaire à définir selon profil/expériences – Tickets restaurants (9.5€ pris en charge à 60% par l’employeur) – 13ème mois (à partir de trois mois d’ancienneté) – Intéressement et Participation (à partir de trois mois d’ancienneté) – Convention de la métallurgie Poste à pourvoir rapidement ! PROFIL : Votre profil : – Titulaire d’un Bac à Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative – Vous disposez d’une expérience significative dans un poste similaire – Vous possédez d’excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles et faites preuve de sens du service, de confidentialité et d’une grande adaptabilité. – Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de prioriser efficacement.