Assistant Administratif H/F chez T.T.E.C. - Groupe Hermitage

Vous avez une expérience significative dans la gestion de planning et de standard téléphonique multi-lignes et souhaitez intégrer une équipe totalement dédiée au service de ses clients?

Rejoignez TTEC ! Acteur majeur de l’efficacité énergétique depuis plus de 30 ans, nous assurons la maintenance des systèmes de chauffage, de climatisation et de production d’eau chaude chez les particuliers.

Dans le cadre de cet emploi, vos missions seront les suivantes :
– Assurer l’accueil téléphonique et physique de la clientèle :

Relever le répondeur (Répondeur de nuit le matin et répondeur de jour tout au long de la journée).
– Gérer le planning des techniciens :

Optimiser et anticiper la programmation et suivre les visites d’entretien « particulier » et « collectif »,

Planifier les demandes de dépannages et les remplacements de pièces,

Planifier les mises en services des chaudières neuves,

Contrôler et optimiser le planning d’intervention en fonction du secteur géographique et des compétences des techniciens,

Éditer les tournées des techniciens en veillant à bien joindre tous les documents nécessaires (facture, devis, attestation, contrat pré-rempli) et s’assurer de la bonne réception des tournées envoyées par mail.
– Assurer les tâches de secrétariat courantes :

Gérer la boite e-mail et le courrier.
– Assister le chef d’équipe et la responsable administrative :

Mettre en application les consignes et les directives données pour assurer le bon fonctionnement du service.
– Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers (Client, tiers…).
– Réaliser la relance des impayés.
– Gérer les devis :

Rédiger et transmettre aux clients,

Enregistrer et suivre les accords de devis acceptés.
– Assurer la gestion des litiges :

Renseigner les réclamations dans la fiche client,

Transmettre les informations à son hiérarchique.

Poste à 37 heures par semaine avec 12.5 jours de RTT