Assistant Administratif H/F chez Onet Propreté et Services

Nous recrutons pour l’agence d’Agen :

Assistant administratif H/F

Rattaché au Directeur d’agence vos principales missions sont :
Secrétariat :
– Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
– Prendre les appels téléphoniques : relayer l’appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d’information
– Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
– Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et RDV et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
– Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
– Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples
– Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
– Mettre en forme des documents – Editer et photocopier des documents
– Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
– Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d’un responsable

Gestion Administrative et commerciale :

– Mettre en place un système de classement et d’archivage accessible
– Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur
– Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
– Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
– Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
– Assurer le traitement des devis et des appels d’offre
– Centraliser la gestion des stocks et des commandes

Suivi Budgétaire et Facturation :
– Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires…)
– Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
– Valider avec l’équipe d’exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers
– Assurer le suivi administratif des contrats et réglements clients (relances, révision des prix…)
– Créer et saisir les refacturations internes
– Contrôler les ordres de mission et les factures