Assistant Administratif H/F chez Newrest Services & Supports
Newrest, spécialiste des services à la restauration, propose des solutions adaptées aux besoins de ses clients : conception des menus personnalisés, compétences culinaires, gestion de la logistique, préparation des trolleys pour la mise à bord, service de livraison « last mile » et chargement des avions, jusqu’aux prestations VIP.Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi, d’une activité passionnante et vous souhaitez exprimer toutes vos compétences au sein de la restauration aérienne, alors rejoignez-nous !Dans le cadre de la poursuite de notre développement, nous recrutons un Assistant Administratif.Vos différentes missions :MISSIONS :GESTION ET ORGANISATION- Accueil physique et téléphoniques : recevoir, filtrer, transmettre les informations, accueil et orienter.- Vérification de l’état des stocks en fournitures, évaluer les besoins et définir les commandes à réaliser.- Gestion du courrier : réception, traitement, transmission, envoi, classement.- En collaboration avec les Responsables de Service, création et suivi des plannings du personnel.- Organisation des réunions de travail si nécessaire et réalisation des comptes rendus.- Gestion des notes de frais pour envoi au Siège Social.- Assurer le lien avec les différents services et répondre aux diverses demandes.- Suivi différents tableaux de bord permettant le bon fonctionnement du Site.- Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et documentation de la Direction de Site.- Réaliser les commandes diverses à la demande de votre hiérarchie.- Actualiser les données de l’activité en renseignant les tableaux prévus à cet effet.- Surveiller et contrôler l’exécution des contrats de maintenance des équipements du Site.GESTION ADMNISTRATIVE- Création et suivi des badges permettant l’accès au Site ainsi qu’au pointage du temps de travail.- Gestion de la facturation- Réaliser à la planification et validation des horaires de travail via le logiciel prévu à cet effet.- Gestion, suivi et saisie des absences : congés payés, RTT, arrêt maladie, accident du travail…- Transmettre mensuellement au Siège Social tous les éléments de paie : plannings, acomptes, saisie sur salaire, annexe, primes proratisées, justificatif d’absence…- Assurer la transmission mensuelle des fiches de paie aux Salariés après envoi du Siège Social et ce, en respectant la date déterminée.- Gestion complète du dossier salarié suite embauche : documents, remise éléments contractuels, affiliation mutuelle, visites médicales…- Gestion complète du personnel sortie : radiation mutuelle, registre du personnel, récupération matériel…- Réalisation de toutes les tâches administratives du personnel : attestations, courriers, visites médicales, duplicata de documents…- Réalisation de courriers et notes diverses.- Recenser l’ensemble des informations relatives à la gestion du personnel et en informer le Service des Ressources Humaines : demande de formation, réclamations…- Informer le Service des Ressources Humaines de toute demande relative aux Instances Représentatives du Personnel.DOMAINE DE LA SECURITE HYGIENE- Favoriser la prévention des accidents du travail par tous les moyens adaptés et validés par la RH.- Être un support sur l’identification et la détermination des risques professionnels : document unique, plan de prévention…- Faire toute proposition susceptible d’améliorer les conditions d’hygiène & de sécurité.- Participer aux mises en conformités, en cas de besoin, suite audit Client, demande du Service Hygiène…MISSIONS ANNEXES- Veiller au respect du cadre légal, des procédures, accords d’entreprise et convention collective.- Réaliser à la demande du Service Ressources Humaines des documents divers et/ou support.- Suivre les directives de la Direction des Ressources Humaines dans le cadre de la gestion optimale du personnel et du Site.- Remettre au Service des Ressources Humaines les anomalies constatées : dépassement de la durée légale du travail, non-respect des procédures…