Assistant Administratif H/F chez Marvesting

Missions principales
Gestion des commandes (PO) :
– Accompagner le client dans la création et le suivi des bons de commande (PO).
– Vérifier la conformité des informations des commandes (quantité, prix, dates de livraison).
– S’assurer que les bons de commande sont bien transmis aux équipes concernées (logistique, comptabilité, etc.).
– Assurer le suivi des PO en cours, notamment les dates de livraison et les éventuels retards.
– Communiquer avec les fournisseurs et/ou les clients pour toute information relative aux PO (modifications, annulations, urgences).
– Mettre à jour les bases de données et les systèmes internes (ERP, CRM) pour garantir la précision des informations relatives aux PO
Gestion des tâches administratives diverses :
– Préparer et suivre les documents administratifs (factures, devis, contrats, etc.).
– Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
– Organiser et maintenir l’archivage des documents (physiques et numériques).
– Répondre aux demandes téléphoniques et par mail, orienter les interlocuteurs vers les services appropriés.
– Planifier et organiser des réunions internes ou avec les clients, ainsi que la logistique associée (réservation de salles, préparation des documents, etc.).
– Assurer la gestion des fournitures de bureau et du matériel administratif.
Suivi administratif des projets clients :
– Assurer la coordination des différentes étapes administratives liées aux projets clients.
– Suivre les échéances et assurer la bonne transmission des informations entre les équipes internes et les clients.
Amélioration continue des processus administratifs :
– Proposer des améliorations pour simplifier et optimiser les processus administratifs.
– Participer à des projets transverses visant à améliorer l’efficacité et la réactivité des équipes administratives.