Assistant Administratif H/F chez Groupe Ortec

Vos principales missions seront les suivantes :

– Organiser les aspects logistiques des différentes instances de gouvernance du projet (événements récurrents et événements spéciaux) : recherche de lieux et de prestataires, organisation des déplacements, demandes de devis, passation des commandes, communication auprès des participants internes et externes.

– Organiser les réunions du projet : organiser les réunions et les conférences téléphoniques, aider à préparer les présentations, rédiger les comptes-rendus des réunions, suivre les plans d’action et publier/archiver les versions finales.

– Collecter et suivre les lettres/documents entrants et sortants, et assurer leur archivage physique et électronique conformément aux processus en vigueur

– Maintenir à jour le calendrier du projet et les présences/ absences des membres de l’équipe du projet et la gestion des travaux en plateau projet.

– Gérer les espaces partagés du projet (Teams, SharePoint) : gestion des accès, organisation des contenus, communication et mise à jour des documents

– Faciliter la communication au sein des membres de l’équipe de projet : maintenir à jour les listes de contacts, diffuser les informations et veiller à leur archivage dans l’outil de gestion des documents

– Apporter un soutien à toutes les tâches administratives et logistiques requises par l’équipe du projet (besoins informatiques, installations, préparation de documents…).

– Réaliser les actes de demandes d’achats, commande et réception dans les outils du système d’information de gestion, notamment dans SAP – PGI, en lien avec les activités susmentionnées.