assistant administratif du pôle Bâtiments (H/F) chez MAIRIE

Placé sous la responsabilité de la Directrice du Pôle Bâtiments, l’agent sera chargé des missions suivantes :
-1/ Accueil
– Accueil physique et téléphonique
– Réception des colis et gestion des clés aux entreprises extérieures

2/ Gestion administrative et financière
– Gestion des mails du pôle bâtiments
– Préparation et suivi du budget en fonctionnement et investissement, en lien avec la hiérarchie
– Réalisation des bons de commande
– Vérification et paiement des factures
– Création, saisie et suivi des tableaux de bord du service
– Affectation des demandes d’intervention ou dépannage dans le logiciel Astech, suivi, traitement et valorisation des interventions et dépenses,
– Suivi administratif et financier des dépannages réalisés par les entreprises
– Préparation des éléments pour les dépôts de plainte
– Suivi et facturation des sinistres

3/ Assistance à l’organisation
– Référent RH pour les agents du Pôle Bâtiments
– Suivi des congés et heures supplémentaires des agents
– Réalisation du planning d’astreintes bâtiments
– Préparation des variables de paie (heures de nuit ou HS) pour les agents
– Etablissement des déclarations d’accidents du travail avec les agents

Les indispensables: Maîtrise du Pack Office (word, excel, powerpoint), Notion de base en Marchés publics, Notion sur les dépannages et travaux réalisés en maintenance

Connaissances et compétences
– Qualités rédactionnelles
– Maîtrise ou facilité d’adaptation aux logiciels métiers (CIRIL / AS TECH)
– Comptabilité publique
– Techniques de classement et d’archivage papier et numérique
– Affectation d’une demande de dépannage à un atelier en fonction de la demande
– Classement des dossiers et des documents numériques et papiers
– Appréhension du caractère d’urgence des informations à transmettre
– Vérification de la conformité des procédures administratives
– Gestion des agendas de l’équipe et des prises de rendez-vous en fonction des priorités et échéances

Le poste nécessite: le sens de l’accueil, relationnel, le sens de l’organisation, prise d’initiative, rigueur et autonomie
Horaires : 7h30 -15h45 du lundi au jeudi / 7h30-12h30 le vendredi

Avantages: Travail sur 4,5 jours, Formations pour renforcer vos compétences, Horaires ouvrant droits à des RTT, Carte Ticket Restaurant, Participations à la mutuelle santé sur contrat labellisé et à la mutuelle prévoyance, Participation aux frais de garde d’enfants, CNAS (Comité National d’Action Sociale), Adhésion possible à l’amicale du personnel