Assistant·e en gestion administrative chez Université de Lille

Ambitieuse et innovante, l’Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

Votre mission

Sous la responsabilité du directeur, assurer la responsabilité administrative de l’institut, en étroite collaboration avec le responsable du pilotage opérationnel.

Activités principales et associées

• Mettre en œuvre administrativement le projet d’activité de l’institut.
• Assister et conseiller l’équipe de direction, et la représenter auprès des différents services de l’université.
• Coordonner administrativement les formations et activités dispensées par le CFMI sur les plans opérationnel, juridique et financier.
• Participer à l’élaboration du budget du CFMI, contrôler son exécution, faire le suivi et l’analyse des dépenses.
• Participer à l’élaboration des dossiers de demandes de subventions, préparer et suivre les conventions financières.
• Organiser la collecte de la taxe d’apprentissage.
• Encadrer, organiser et coordonner le travail de l’équipe administrative et technique (BIATSS / 4 personnes).
• S’assurer de la bonne mise en œuvre des règles et procédures administratives.
• Réaliser des bilans, rapports, enquêtes et évaluations sur l’organisation et les moyens de la structure.
• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activité.

Le profil idéal

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

• Posséder une bonne connaissance de l’Université et de son fonctionnement (cadre juridique, gestion, finances, RH, administratif, etc.).
• Avoir une expérience dans l’encadrement d’une équipe.
• Posséder une bonne connaissance des milieux de la culture, des collectivités territoriales, de l’Éducation Nationale et du milieu artistique.

Savoir faire opérationnels

• Maîtriser les logiciels de bureautique courants (pack Office), et applications métiers (si possible SIFAC et Refformation).
• Savoir appréhender des logiciels et plateformes spécifiques dans le cadre de ses activités ; et se former en conséquence.
• Posséder des connaissances budgétaires et en gestion financière.
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et une bonne orthographe.

Savoir faire comportementaux

• Avoir une bonne capacité d’organisation et d’adaptation.
• Être force de proposition et d’initiatives.
• Faire preuve d’autonomie dans le travail, de rigueur et savoir rendre compte.
• Avoir une bonne capacité d’expression écrite et orale
• Posséder de bonnes qualités relationnelles (savoir travailler en équipe, savoir travailler avec des interlocuteurs de différents niveaux, être diplomate, susciter l’adhésion)
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Domaines de formation et expériences souhaitables

• Avoir une première expérience en gestion administrative et financière.
• Une expérience en animation d’équipe serait un plus.