Assistant·e de Direction H/F chez Société Publique Locale Relation Usagers

POSTE : Assistant·e de Direction H/F
DESCRIPTION : Contexte :

Au service des directions Marketing, Communication et Développement et Services Usagers, « l’Assistant.e de direction » a pour responsabilité d’accompagner les deux directions dans leurs activités de la relation usagers des réseaux de transports publics du territoire lyonnais sous la responsabilité de SYTRAL Mobilités, à savoir TCL, TCL EL, Rhônexpress, Cars du Rhône, Libellule puis du réseau TCL unifié, englobant les réseaux précités sous la même gamme tarifaire et la même marque.

Sous la responsabilité directe de la directrice Marketing, Communication et Développement, l’Assistant.e de direction a en charge la gestion quotidienne des agendas, l’organisation des réunions et de la coordination administrative des deux directions précitées. Il ou elle assurera la liaison avec les différentes parties prenantes internes et externes de l’entreprise, tout en veillant au bon déroulement des activités des deux directions. En outre, il ou elle jouera un rôle clé dans la préparation logistique des événements ainsi que le suivi des calendriers des plans stratégiques des deux directions.

Vos missions :

Gestion des agendas et organisation des réunions :
– Gérer l’agenda de la directrice de la direction Marketing, Communication et Développement ainsi que celui de la directrice de la direction Services Usagers.
– Organiser les réunions internes et externes, préparer les documents nécessaires, assurer la prise de rendez-vous et le suivi des invitations.
– Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes-rendus des comités de direction.

Coordination et assistance administrative :
– Assurer la gestion et l’organisation des documents administratifs et le suivi des courriers, dossiers, et autres documents liés aux activités des directions.
– Commander les fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement quotidien.

Relation avec les parties prenantes :
– Être l’interlocuteur.trice privilégié.e pour l’organisation des échanges des deux directrices avec SYTRAL Mobilités, la Métropole de Lyon les autres directions de l’entreprise, les opérateurs du réseau TCL et tout autre interlocuteur externe.
– Faciliter les interactions et la collaboration entre les équipes des deux directions.

Support logistique et organisationnel :
– Assurer la logistique pour les événements internes et externes organisés par les directrices (réunions, ateliers, conférences, etc.).
– Collaborer avec les équipes de la Direction des Ressources Humaines pour l’organisations des événements de cohésion d’équipe au niveau de l’entreprise (« team building »).
– Collaborer avec le ou la responsable de communication interne rattaché au pôle Communication dans l’organisation d’événements de cohésion des équipes.
PROFIL : Compétences organisationnelles :
– Excellente gestion des priorités, des délais, et capacité à anticiper les besoins de la direction.
– Capacité à organiser et coordonner des réunions, déplacements, et actions.

Aptitudes relationnelles et communicationnelles :
– Capacité à travailler avec divers interlocuteurs internes et externes et à faciliter la coordination entre les équipes.
– Aisance dans la rédaction de documents, comptes-rendus et suivi des décisions.

Maîtrise des outils bureautiques :
– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook) et des outils de gestion documentaire.

Autonomie et proactivité :
– Capacité à travailler de manière autonome, tout en anticipant les besoins de la direction et en sachant solliciter les équipes et les parties prenantes.
– Réactivité et capacité à gérer des urgences ou des imprévus.