Assistant·e de Direction H/F chez Groupe SOS
La MAS Les Vignes accueille 24 adultes polyhandicapés, ainsi que quelques personnes autistes et/ou ayant des Troubles du Spectre de l’Autisme.
L’assistant-e de direction est la première « interface » entre la direction de l’établissement et son environnement extérieur. Compte tenu de la diversité de ses missions et de la part importante des tâches administratives dans la gestion quotidienne de l’établissement, il-elle assure une fonction de support transversal.
Placé-e sous l’autorité de la directrice de l’établissement, vous agissez en étroite, quotidienne et mutuelle collaboration avec cette dernière. Vos missions :
Administration courante de l’établissement et communication interne
· Réception et traitement des appels téléphoniques
· Gestion du courrier de l’établissement
· Préparation administrative des réunions institutionnelles
· Rédaction, relecture et/ou mise en page de courriers, préparation de dossiers et rapports, veille institutionnelle, rédaction de synthèses, rédaction et diffusion de notes de service
· Classement et archivage
· Supervision de l’économat, gestion et réception des commandes, livraisons
· Accueil et orientation des visiteurs et résidents
Gestion administrative des résidents
· Gestion des dossiers administratifs des résidents
· Suivi administratif des demandes d’admission, des projets individualisés et des séjours de vacances
· Participation aux relations avec les familles et les partenaires
· Planification des présences des résidents en vue de la facturation
Gestion courante de la comptabilité de l’établissement
· Gestion financière et comptable quotidienne : tenue de la caisse, suivi des engagements et factures à payer, relations fournisseurs… et transmission des élements comptables au service comptabilité
· Suivi des financements et encaissement des produits de tarification
· Gestion des notes de frais et justificatifs
Gestion des ressources humaines, IRP et formation professionnelle
· Suivi des dossiers du personnel, visites médicales, suivi des accidents du travail et arrêts maladie, registre du personnel, congés payés, suivi administratif des stagiaires et bénévoles
· Participation à l’élaboration du Plan de Développement des Compétences et transmission des éléments à la personne en charge de ce suivi
· Transmission des éléments variables de paie
· Suivi et renseignement du logiciel de gestion du personnel et transmission des éléments à la personne en charge de l’élaboration des contrats de travail
Travail en équipe pluridisciplinaire et travail administratif, institutionnel et interne à l’établissement
· Assurer le standard de l’établissement, la transmission et la circulation de l’information en interne
· Participation aux réunions et restitution des informations et incidents
Vous travaillez en collaboration avec les intervenants et partenaires extérieurs, les familles, les bénévoles, les tuteurs des résidents et les fonctions support.