Assistant·e Administrative H/F chez 2H INTERIM

2H intérim, spécialiste de l’intérim qualitatif accompagne et conseille ses clients dans leurs démarches de recrutement. Depuis 2003, nous facilitons la mise en relation entre les entreprises qui cherchent à recruter et les candidats qui recherchent un emploi ou une évolution de carrière. Au quotidien, notre méthode de fonctionnement est de trouver la meilleure adéquation entre les compétences des candidats et les cahiers des charges des entreprises. C’est ainsi que depuis 15 ans, nous nous engageons avec professionnalisme et détermination auprès de nos clients. Leur satisfaction est, et restera, notre raison d’être.

CLEMAJOB est à la recherche pour l’un de ses clients spécialisé dans l’amélioration de la relation entre ville et port dans le cadre d’une coopération mutuelle pour un développement urbain, portuaire et économique plus durable, responsable et innovant d’un Assistant.e administrative et financière H/F.

Sous la responsabilité de la direction vous aurez en charge de :

Contribuer au fonctionnement général de l’association et au développement de ses activités :

• Commandes d’achats et de fourniture
• Suivi et mise à jour du fichier contact
• Gestion et suivi du fonctionnement de l’association (bâtiment ; équipements ; informatique ; téléphonie)
• Prise de rendez-vous et organisation de réunions internes et externes avec les partenaires
• Ouverture du courrier et accueil téléphonique

Participer à la gestion de la relation clients/public et fournisseurs :

• Recherche fournisseurs selon activités avec comparaison des offres
• Suivi achats et des règlements
• Affectation comptable des factures fournisseurs
• Suivi de la facturation fournisseurs avec agence comptable
• Mise à jour du fichier fournisseur
• Suivi des devis pour facturation client et des encaissements avec agence comptable
• Suivi et mise à jour des budgets d’exécution

Participer à La Gestion Des Ressources Humaines

• Suivi et mise à jour des plannings et des contrats mensuels des agents d’accueil et guides
• Transmettre les contrats à l’agence comptable en fin de mois pour bulletins salaires
• Gestion et suivi des notes de frais du personnel

La poste est à pourvoir sur 2 sites situés dans un rayon de 2 km : le matin un site et l’après-midi sur l’autre site.

Savoir-faire Cles Attendus Dans La Fonction

Gestion administrative et financière : anticiper, gérer, utiliser, optimiser et transmettre les supports administratifs et financier de suivi des projets

Organisation professionnelle : anticiper, concerter, prioriser, optimiser les différentes activités

Gestion de projets : accompagner les chefs de projet dans leur mission administrative, dans le reporting budgétaire

Reporting et feed back auprès de la Direction

Connaissances Requises

Outils informatiques et de communication : Pack Office, logiciel de comptabilité (Pennylane)

Gestion de projet (planification, budget, communication, partenariat)

Organisation, règles et procédures des deux associations

Expression écrite et orale

Règles de sécurité liées à l’accueil du public

Qualites Personnelles

Travail en équipe

Capacité à travailler en transversalité

Créativité et innovation

Curiosité

Force de proposition

Autonomie

Sens du service

Capacité d’adaptation aux publics

Sens de l’organisation et anticipation

Rigueur