AGENT POLYVALENT AU SECRETARIAT GENERAL (H/F) chez Emploi Public

Au coeur de l’Oise, Creil verte et bleue, offre un cadre de vie agréable, avec de nombreux espaces verts, des lieux de détente et d’activités de loisirs, bientôt desservie par la ligne TGV Roissy-Creil-Picardie. Territoire attractif en pleine mutation, la ville développe un programme d’investissement de plus de 164M€ qui vise à transformer l’environnement urbain et à créer de nouveaux équipements et services. Son futur Ec’Eau Port fluvial accueillera près de 300 logements neufs sur les bords de l’Oise, en coeur de ville. De nombreuses associations sportives et culturelles participent à l’animation de la vie de la cité, pour les petits et les grands.

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• Rattaché au directeur et au chef de service du secrétariat, le ou la secrétaire intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail du secrétariat général, notamment des actes administratifs et des instances qui y sont liées ;
• Apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, de suivi de dossiers, de rédaction de courriers et d’actes administratifs, de remplacement au standard, d’enregistrement du courrier ;
• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité ;
• Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation.
• Assurer l’accueil téléphonique du standard de la mairie en cas d’absence de la standardiste.

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Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
• Travailler dans la polyvalence, notion d’organisation,
• Gestion du temps et de l’urgence,
• Fonctionnement des services de la collectivité,
• Techniques de secrétariat,
• Réalisation de travaux bureautiques,
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs,
• Exécution et suivi des procédures,
• Réalisation et suivi des tableaux de bord,
• Logiciels bureautiques,
• Procédures administratives,
• Connaissances du fonctionnement et du suivi des instances.
• Rédaction et suivi des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés),
• Enregistrement et diffuser les différents types de courriers,
• Classement et archivage,
• Recherche des courriers enregistrés pour les différents services?
• Gérer les demandes des interlocuteurs.

Savoir-être

• Notion d’organisation et de gestion du temps,
• Fonctionnement des services de la collectivité,
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité,
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.),
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
• Technique et outils de communication,
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi, logiciels bureautiques,
• Procédures administratives, connaissances du fonctionnement et du suivi des instances,
• Rédaction et suivi des actes administratifs (décisions, arrêtés),
• Enregistrement et diffuser les différents types de courriers,
• Aide au classement et à l’archivage,
• Recherche des courriers enregistrés pour les différents services,
• Gérer les demandes des interlocuteurs.

Savoir-faire

• Organiser les déplacements,
• Etablir une relation de confiance,
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
• Classer et l’archiver les dossiers,
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
• Respecter les délais de transmission de documents,
• Ouvrir, dispatcher, enregistrer et transmettre les courriers/courriels arrivés en mairie.

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